Главная страница » Что такое сводная таблица

Что такое сводная таблица

  • автор:

Как построить сводные таблицы в Excel, LibreOffice, OpenOffice и таблицах Google

В предыдущих публикациях я поделился информацией о том, как импортировать данные из Google Analytics в различные процессоры электронных таблиц (мы рассматривали импорт в Google таблицы и Excel). Но импорт — это только первый шаг на пути к полноценному анализу данных. После загрузки всей необходимой вам информации в редактор электронных таблиц, ее необходимо визуализировать и только потом анализировать.

Самый удобный и быстрый инструмент для преобразования массива данных в информативный отчет — сводные таблицы. В основе сводных таблиц лежит технология OLAP, описанная в 1993 году известным исследователем баз данных и автором реляционной модели данных Эдгаром Коддом. По сути, сводная таблица — это инструмент обработки данных для их группировки и обобщения.

Любая сводная таблица строится на основе определенной базы данных. В виде базы данных выступает массив, состоящий из полей и записей. Каждая строка (запись) в базе данных представляет собой информацию об отдельном случае, объекте или состоянии изучаемого объекта, а каждый столбец (поле) является параметром, свойством или признаком всех исследуемых объектов. Например, параметром может быть источник трафика, описание информации об источнике. В поле «источник трафика» будет, например, Google. Все поля базы данных разделяются на два типа: измерения («параметры» в терминологии Google Analytics) и меры («показатели» в терминологии Google Analytics). Измерением — это название или свойство объекта, в разрезе которых мы можем анализировать различные количественные показатели.

Каждое измерение содержит ряд элементов. Например, элементами измерения «Источник трафика» будут: Google и любые другие возможные источники трафика. Мерой являются количественные показатели, которые мы сравниваем между элементами измерений. Например: количество кликов, количество транзакций, сумма дохода. С общим понятием, что такое сводная таблица, мы ознакомились. Далее рассмотрим, как строятся сводные таблицы в различных процессорах электронных таблиц.

Безусловный лидер в реализации всего возможного функционала сводных таблиц — Microsoft Excel. По функциональным возможностям с этим инструментом могут соревноваться только такие гиганты BI индустрии, как QlikView и Tableau, но в связи с тем, что данные платформы достаточно дорого стоят и в русскоязычном сегменте пока не успели получить особую популярность, в этой статье рассматриваться не будут.

Для построения сводных таблиц в описанных ниже мануалах используется одна и та же импровизированная база данных, состоящая из выгруженной из Google Analytics информации. Вы можете скачать эту таблицу по ссылке.

Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013

Для построения сводной таблицы в Microsoft Excel 2013 вам необходимо открыть скачанный ранее csv файл. После чего, установив курсор на любой из ячеек таблицы, нажмите Ctrl+A — этим действием вы выделите всю базу данных. На её основе мы будем строить сводную таблицу. Далее перейдите на вкладку «Вставка» и в группе «Таблицы» нажмите «Сводная таблица».

Далее перейдите на вкладку «Вставка» и в группе «Таблицы» нажмите «Сводная таблица»

В открывшимся диалоговом окне «Создание сводной таблицы» ничего не меняем и жмем ОК.

На этом процесс создания закончен и мы приступаем к работе со сводной таблицей. После создания таблицы в книге Excel будет создан новый лист. Он будет выглядеть так:

После создания таблицы в книге Excel будет создан новый лист

Как вы видите на скриншоте, этот лист состоит из самой сводной таблицы и конструктора сводной таблицы. Конструктор состоит, в свою очередь, из пяти частей:

  • список полей;
  • фильтры;
  • колонны;
  • строки;
  • значения.

Для того, чтобы понять принцип работы сводной таблицы, давайте произведем следующие действия в конструкторе сводной таблицы:

  1. Поле Date с помощью правой кнопки мыши перетащим в область строк.
  2. Поле Device category перетащим в область колонн.
  3. Поле User type — в область фильтров.
  4. Поле Session — в область значений.

В итоге должно получиться так:

Как работает сводная таблица

В результате четырех произведенных действий мы построили перекрестную таблицу, которую в Google Analytics построить нельзя. В строках мы видим даты, а по столбцам у нас располагается информация о количестве сеансов за определенную дату по каждому типу устройств. Это получилось, потому что мы перенесли поле Date в область строк. В отчете сводной таблицы в каждой строке появилась определенная дата.

После того, как мы перетащили поле Device category в область колонн, каждый столбец сводной таблицы получил название одного из существующих в базе типов устройств.

Перенеся поле Sessions в область значений, мы заполнили область значений сводной таблицы информацией о количестве сеансов за каждый день по каждому типу устройств. В полях, которые были добавлены в область значений конструктора сводной таблицы, можно изменять агрегирующую функцию. По умолчанию для числовых полей применяется суммирование, но вы можете выбрать любую другую из предложенных агрегирующих функций. Для этого достаточно в области значений сводной таблицы кликнуть правой кнопкой мыши и в выпадающем меню «Итоги по» выбрать нужную функцию.

Изменение агрегирующей функции

Остается вопрос: а что же нам дал перенос поля User type в фильтры? Чтобы это понять, давайте применим фильтр сводной таблицы и выведем в отчет информацию только по новым пользователям.

  1. Откройте перечень элементов поля User type, нажав на ярлык с изображением воронки в области фильтров сводной таблицы.
  2. Выберите элемент New user.
  3. Нажмите ОК.

Информация только по новым пользователям

Теперь в область значений сводной таблицы выводится информация о количестве сеансов, совершенных только новыми пользователями в разрезе дат и типов устройств. Выше показан пример простейшей сводной таблицы, но на самом деле это далеко не весь функционал, который вы можете использовать для построения отчетов сводных таблиц. Любые параметры могут быть выведены в отчет в виде определенной иерархии. Для примера перенесем в область строк поле Week таким образом, чтобы оно находилось выше, чем поле Date.

Перенесем в область строк поле Week таким образом, чтобы оно находилось выше, чем поле Date

Отчет сводной таблицы будет сгруппирован не только по датам, но и по неделям. К тому же к каждой неделе будут прикреплены промежуточные итоги для более удобного анализа отображаемой информации. Теперь сводная таблица приобрела следующий вид:

Отчет сводной таблицы будет сгруппирован не только по датам, но и по неделям

Такие иерархии можно строить и в области колонн. Вы можете смотреть информацию на уровне недель и при необходимости детализировать информацию по количеству сеансов до уровня дат простым нажатием на иконку +/−.

Строить иерархии в области колонн

Очень полезная функция сводных таблиц в Microsoft Excel — возможность дополнительных вычислений над любыми выведенными в таблицу показателями.

Например, мы хотим посмотреть не количество сеансов за каждую дату в разбивке по типам устройств, а какую долю сеансов в каждой дате занимает каждый тип устройств. Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши в области значений сводной таблицы, и в контекстном меню выбрать пункт «Дополнительные вычисления» => «% от суммы по строке».

Дополнительные вычисления

Теперь сводная таблица показывает долю каждого типа устройства в общем объеме сеансов за день.

Теперь сводная таблица показывает долю каждого типа устройства в общем объеме сеансов за день

Зачастую при анализе данных нам необходимо получить какой либо относительный расчетный показатель. При правильном построении базы данных такие показатели в ней не содержатся, но информация о полях, необходимых для вычисления какого-либо расчетного показателя, как правило, в базе данных есть. Приведем пример. Нам надо вывести в таблицу показатель отказов для каждого типа устройств.

Показатель отказов — относительный расчетный показатель. В самой базе данных, на основе которой мы строили сводную таблицу, он не содержится, но у нас есть все необходимые поля для его вычисления. Чтобы создать вычисляемое поле в сводной таблице, необходимо передвинуть курсор в любую ячейку и перейти на вкладку «Анализ» в основном меню.

Далее в группе «Вычисления» открыть выпадающее меню «Поля, элементы и наборы» и выбрать пункт «Вычисляемое поле».

В группе «Вычисления» открыть выпадающее меню «Поля, элементы и наборы» и выбрать пункт «Вычисляемое поле»

После этого появится диалоговое окно «Вставка вычисляемого поля», в котором необходимо дать название вашему вычисляемому полю. В данном случае наиболее подходящим будет «Показатель отказов». Заполнив название нужных полей сводной таблицы, напишите формулу, по которой будет рассчитываться наш показатель. При написании формул вы можете использовать все существующие формулы Microsoft Excel.

Единственное отличие от использования функций при создании вычисляемого поля и рабочего листа заключается в том, что при написании формулы в ячейке рабочего листа вы ссылаетесь на адреса нужных вам ячеек (например, A1), а при написании формулы вычисляемого поля сводной таблицы вы ссылаетесь на название полей сводной таблицы.

В нашем случае формула вычисляемого поля будет выглядеть как «=Bounces / Sessions». Дальше жмем OК.

При написании формулы вычисляемого поля сводной таблицы вы ссылаетесь на название полей сводной таблицы

В область значений отчета сводной таблицы будет добавлено поле «Показатель отказов»:

В область значений отчета сводной таблицы будет добавлено поле «Показатель отказов»

После добавления нового расчетного поля в таблице были автоматически созданы четыре новые колонны. И если сейчас посмотреть на конструктор сводной таблицы, мы увидим, что в область «Колонны» добавлено поле «Значения».

В область «Колонны» добавлено поле «Значения»

Это поле появляется автоматически, если в область «Значения» добавлено более одного поля. Вы можете перенести поле «Значения» в строки или колонны, в область фильтров и значений данное поля перенести нельзя.

По сути, это поле содержит название всех показателей (полей), выведенных в область значений. Для закрепления материала и преобразования сводной таблицы в более читабельный вид перетянем поле «Значения» в область строк под поле Date.

Перетянем поле «Значения» в область строк под поле Date

Теперь в таблице каждая дата разбита на две строки. В первой выводится доля сеансов по каждому типу устройства, во второй — показатель отказов для каждого типа устройств. Иногда в ходе анализа нам требуется каким-либо образом объединить некоторые элементы измерения в группы. Например, в данном случае нам может понадобиться объединить типы устройств mobile и tablet в одну группу и назвать ее Other.

Таким образом мы можем проанализировать различие между настольными устройствами и всеми остальными. Все, что нам необходимо сделать для группировки измерения, — это выделить нужные его элементы с помощью мыши, после чего вызвать контекстное меню правым кликом мыши и выбрать пункт «Группировать».

Все, что нам необходимо сделать для группировки измерения, — это выделить нужные его элементы с помощью мыши, после чего вызвать контекстное меню правым кликом мыши и выбрать пункт «Группировать»

Элементы mobile и tablet будут объединены в группу, которой по умолчанию присваивается название «Группа 1». Чтобы переименовать группу, просто перейдите в ячейку с названием и введите новое Other.

Чтобы переименовать группу, просто перейдите в ячейку с названием и введите новое Other

После группировки некоторых элементов измерения область столбцов отчета сводной таблицы стала двухуровневой, так же, как и область строк после добавления в нее поля Week. Теперь вы можете анализировать информацию по типам устройств на двух уровнях, переключаясь между ними с помощью +/−.

Вы можете анализировать информацию по типам устройств на двух уровнях, переключаясь между ними

Далее вы можете настроить внешний вид вашей сводной таблицы, используя готовые шаблонные стили, либо выбрав свой собственный. Для создания кастомного стиля с помощью мыши выберите любую ячейку, которая входит в область отчета сводной таблицы, и, перейдя на вкладку «Конструктор», выберите один из предложенных стилей оформления.

Перейдя на вкладку «Конструктор», выберите один из предложенных стилей оформления

Также существует возможность добавления срезов и временных шкал. Хочу заметить, что этот функционал не доступен в старых версиях Microsoft Excel, возможность добавления срезов появилась в 2010 версии, а временные шкалы добавили только в 2013 году. Срез выполняет ту же функцию что и фильтр, который мы построили, добавив поле User type при построении сводной таблицы в область фильтров.

Единственное отличие заключается в том, что срез имеет более удобную визуализацию. Давайте добавим срез по Source. Для этого выделите любую ячейку, относящуюся к области отчета сводной таблицы, перейдите на вкладку «Анализ» и в группе «Фильтры» нажмите иконку «Вставить срез».

Перейдите на вкладку «Анализ» и в группе «Фильтры» нажмите иконку «Вставить срез»

Откроется диалоговое окно «Вставка срезов», в котором вам необходимо выбрать, по каким полям вы хотите создать срезы. В нашем случае это поле Source.

Откроется диалоговое окно «Вставка срезов», в котором вам необходимо выбрать, по каким полям вы хотите создать срезы. В нашем случае это поле Source

После нажатия ОК на рабочий лист будет добавлен срез. Использовать срез можно так же, как и обычный фильтр. Давайте для примера в созданном нами срезе выберем элемент «google» и тем самым в отчет сводной таблицы выведем информацию о доле каждого типа устройств по каждой дате только по сеансам, совершенным из источника «google».

Сеансы, совершенные из источника «google»

Зажав левый Ctrl, вы можете выбрать любое количество элементов среза, информацию по которым планируете вывести в отчет. Временная шкала работает по такому же принципу, как и срез, но строить ее можно только на основе полей, содержащих данные в формате даты. Создается она на вкладке «Анализ» с помощью кнопки «Вставить временную шкалу», находящейся в группе «Фильтры».

С помощью временной шкалы очень удобно выбирать период, за который мы хотим вывести данные в отчет сводной таблицы. Например, мы с помощью нескольких кликов можем вывести в отчет информацию только за август.

С помощью временной шкалы очень удобно выбирать период, за который мы хотим вывести данные в отчет сводной таблицы

Функциональные возможности работы со сводными таблицами в Microsoft Excel 2013 выходят далеко за пределы описанного выше функционала, и в рамках одной статьи осветить все не получится.

Для тех, кто решил всерьез углубиться в изучение этого инструмента, советую ознакомиться с материалами, изложенными одним из ведущих специалистов по программному обеспечению электронных таблиц Биллом Джеленом в своей книге «Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013» (если интересно, у меня есть электронная версия «Сводных таблиц в Microsoft Excel 2010»).

Сводные таблицы в Google Spreadsheets (Google таблицы)

Основное преимущество Google Spreadsheets — доступ к ним есть всегда и везде при условии наличия подключения к интернету. Именно это делает продукт наиболее удобным при совместной работе нескольких пользователей. Для построения сводной таблицы в Google Spreadsheets необходимо создать новую таблицу в своем Google Диске, перейдя по этой ссылке.

Создайте пустую таблицу

После этого импортируйте в созданную таблицу скачанную ранее базу данных (скачать csv файл с базой данных). Чтобы загрузить базу данных в таблицу, в меню «Файл» выберите пункт «Импорт».

Чтобы загрузить базу данных в таблицу, в меню «Файл» выберите пункт «Импорт»

В открывшемся диалоговом окне переходим на вкладку «Загрузка» и жмем кнопку «Выберите файл на компьютере», после чего выбираем скачанный ранее файл pivotTableDB.csv.

В открывшемся диалоговом окне переходим на вкладку «Загрузка» и жмем кнопку «Выберите файл на компьютере», после чего выбираем скачанный раннее файл

В диалоговом окне «Импорт файла» устанавливаем переключатель «Действие после импорта» в положение «Заменить текущий лист», а переключатель «Разделитель» устанавливаем в положение «Другое». В качестве разделителя вводим точку с запятой.

В диалоговом окне «Импорт файла» устанавливаем переключатель «Действие после импорта» в положение «Заменить текущий лист», а переключатель «Разделитель» устанавливаем в положение «Другое»

После нажатия кнопки «Импортировать» данные будут загружены в вашу таблицу на «Лист1». Теперь можно приступить непосредственно к созданию сводной таблицы. Для этого надо выделить весь загруженный массив данных. Наиболее быстрым способом в этом случае будет перейти в ячейку A1 и последовательно использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + Стрелка вправо, затем Ctrl + Shift + Стрелка вниз.

Далее переходим в меню «Данные» и жмем на пункт «Сводная таблица».

Выделите весь загруженный массив данных

Далее в Google таблице, так же как и в Microsoft Excel, будет создан новый лист с названием «Сводная таблица 1», областью сводной таблицы и редактором отчетов.

Будет создан новый лист с названием «Сводная таблица 1», областью сводной таблицы и редактором отчетов

Редактор отчет так же состоит из четырех областей: «Строки», «Столбцы», «Значения», «Фильтры». Давайте пройдем путь построения сводной таблицы, описанный в примере выше. Для этого произведем те же четыре действия.

  1. В область «Строки» добавляем поле Date.
  2. В область «Столбцы» добавляем поле Device Category.
  3. В область «Значения» добавляем поле Sessions.
  4. В область «Фильтры» добавляем поле User type.

Давайте пройдем путь построения сводной таблицы, описанный в примере выше

Сводная таблица приобрела знакомый из описания Microsoft Excel вид:

Сводная таблица приобрела знакомый из описания Microsoft Excel вид

Так же, как и в Microsoft Excel, для полей, добавленных в область значений в Google таблицах, вы можете изменять агрегирующую функцию. Сделать это можно, выбрав нужную функцию из выпадающего списка в области значений редактора отчетов «Суммировать по».

Для полей, добавленных в область значений в Google таблицах, вы можете изменять агрегирующую функцию

На данный момент единственное наиболее заметным отличие в том, что в область сводной таблицы не выводятся поля, добавленные в область фильтра редактора отчетов. Применить фильтр в сводных таблицах Google Spreadsheets можно только используя редактор отчета. Давайте отфильтруем сводную таблицу по новым пользователям.

Для этого в области фильтра редактора отчетов в выпадающем списке «Показать» отмечаем галочкой элемент New Visitor.

В области фильтра редактора отчетов в выпадающем списке «Показать» отмечаем галочкой элемент New Visitor

Далее, чтобы добавить возможность детализировать информацию не только по датам, но и по неделям, необходимо в редакторе отчетов в область строки добавить поле Week и перетащить его на уровень выше, чем поле Date.

В редакторе отчетов в область строки добавить поле Week и перетащить его на уровень выше, чем поле Date

Теперь в отчете сводной таблицы представлены два уровня детализации, по неделям и датам.

В отчете сводной таблицы представлены два уровня детализации, по неделям и датам

Для подсчета показателя отказов с помощью расчетного поля в области значений редактора отчетов нажмите «Добавить поле» и выберите пункт «Рассчитываемое поле».

Для подсчета показателя отказов с помощью расчетного поля в области значений редактора отчетов нажмите «Добавить поле» и выберите пункт «Рассчитываемое поле»

Далее необходимо ввести название расчетного поля и формулу. В нашем случае названием поля будет «Показатель отказов», а формулой для расчета «=bounces / sessions».

В отличие от Microsoft Excel, в данном случае названия полей в формуле расчета можно ввести только с клавиатуры. Это важно.

Названия полей в формуле расчета можно ввести только с клавиатуры

Теперь сводная таблица имеет следующий вид:

Сводная таблица

Для каждого типа устройства добавлен дополнительный столбец с информацией о показателе отказов. Если хотите привести таблицу в более читабельный вид и показатель отказов выводить второй строкой для каждой даты, а не вторым столбцом для каждого типа устройств, в редакторе отчетов в области значений переставьте переключатель в положение «как: Строки».

в редакторе отчетов в области значений переставьте переключатель в положение «как: Строки»

Отчет примет вид, в котором на каждую дату приходится две строки данных. В первой будет количество сеансов, во второй — показатель отказов.

Отчет примет вид, в котором на каждую дату приходится две строки данных

На этом функциональные возможности Google таблиц заканчиваются. В целом, этого достаточно для построения визуализации данных для проведения анализа.

Сводные таблицы в LibreOffice и OpenOffice

LibreOffice — бесплатный, десктопный процессор электронных таблиц. По функционалу возможности сводных таблиц LibreOffice и OpenOffice значительно уступают Microsoft Excel, но для решения большей части задач они вполне сгодятся. Процедуры построения сводных таблиц в LibreOffice и OpenOffice совершенно одинаковые, в связи с чем нет смысла описывать все этапы по отдельности. Поэтому в данном случае в качестве примера возьмем LibreOficce, но в OpenOffice с помощью совершенно идентичных действий вы можете создать такую же сводную таблицу.

Для создания сводной таблицы в меню «Файл» LibreOffice выберите пункт «Открыть», после чего укажите скачанный ранее файл pivotTableDB.csv. В диалоговом окне «Импорт текста» установите переключатель «Параметры разделителя» в положение «Разделитель», и в качестве разделителя установите «Точка с запятой».

Импорт текста

После нажатия ОК необходимая таблица данных будет загружена в документ. Теперь, когда у вас есть база данных, необходимо выделить ее нажатием Ctrl+A, и в в группе «Сводная таблица» (меню «Данные») нажать кнопку «Создать».

После нажатия ОК необходимая таблица данных будет загружена в документ

В качестве источника в диалоговом окне «Выбрать источник» устанавливаем переключатель в положение «Выбранное выделение». Нажимаем ОК.

Устанавливаем переключатель в положение «Выбранное выделение»

Далее появится диалоговое окно «Разметка сводной таблицы». Это своеобразный конструктор сводной табицы из приведенных выше примеров с Microsoft Excel и Google Spreadsheets. Чтобы построить сводную таблицу, аналогичную двум предыдущим примерам, сделайте следующие действия.

1. В область «Поля страниц» перетащите поле User type, так как в LibreOffice область «Поля страниц» — это область фильтров сводной таблицы.

2. В область столбцов перенесите поле Device category. По умолчанию область столбцов уже будет содержать поле с именем «Данные». С помощью этого поля вы можете изменять положение рассчитываемых метрик. Примерно так же, как мы делали это в Excel и Google Таблицах. Тогда мы располагали информацию так, чтобы каждая дата содержала две строки: одну с данными о сессиях, а вторую — о показателе отказов. Так же и в LibreOffice вы можете менять расположение вычисляемых данных, отображая их в строках или столбцах.

3. В область «Поля строк» перенесите сначала поле Week, после чего под этим полем расположите поле Date.

4. В область «Поля данных» перетащите поле Sessions. Для того, чтобы изменить агрегирующую функцию либо настроить дополнительное вычисление для рассчитываемого поля, достаточно дважды кликнуть на него левой кнопкой мыши и выбрать из списка нужную функцию либо дополнительное вычисление. Ранее мы в примере с Microsoft Excel устанавливали в качестве дополнительного вычисления «Процент от суммы по строке». Чтобы настроить подобное вычисление в LibreOffice после двойного клика по полю Sessions, расположенного в области данных, в открывшемся диалоговом окне «Поле данных» раскройте меню «Отображаемое значение», установите «Тип: % от строки» и нажмите ОК.

В открывшемся диалоговом окне «Поле данных» раскройте меню «Отображаемое значение», установите «Тип: % от строки» и нажмите ОК

5. Для быстрого изменения уровня детализации откройте подменю «Параметры», находящееся в нижней части диалогового окна «Разметка сводной таблицы», и установите там флажки «Добавить фильтр» и «Разрешить переход к деталям». Нажмите OK.

Быстрое изменение уровня детализации

В ваш документ будет добавлена сводная таблица, аналогичная приведенным выше примерам. С одним исключением: в данной сводной таблице мы не вывели поле «Показатель отказов», так как на момент написания статьи LibreOffice не поддерживает функционал рассчитываемых полей. У вас получится такая сводная таблица:

Финальная сводная таблица

Заключение

Предлагаю сравнить функционал Microsoft Excel, Google Spreadsheets и OpenOffice по работе со сводными таблицами.

Сравнение функционала Microsoft Excel, Google Spreadsheets и OpenOffice по работе со сводными таблицами

В данной таблице перечислен только тот функционал, который был описан в данной статье. Относительно Microsoft Excel, это даже не половина всех существующих возможностей по построению и использованию сводных таблиц.

Сводные таблицы — самый удобный инструмент для анализа больших массивов данных. Время, инвестируемое в изучение сводных таблиц, с лихвой окупится в будущем, когда вы за считанные минуты сможете из массива данных, насчитывающего десятки, а в некоторых случаях и сотни тысяч строк извлекать необходимую для анализа информацию.

Автор и преподаватель курса «Язык R для интернет — маркетинга».

Автор расширений (пакетов) для языка программирования R: rgoogleads, rfacebookstat, rytstat, rym и других.

Автор телеграмм канала R4marketing, который посвящён применению языка R в задачах интернет — маркетинга. Контент канала состоит из новостей, статей, докладов, вебинаров и релизов новых версий пакетов.

Как и где можно создавать сводные таблицы: 3 программы + пошаговая инструкция

Таблицы — инструмент, с которым работают сотни специалистов из разных областей. Но, когда речь идет о тысячах строк данных, базовых возможностей таблиц для удобной работы и тем более для создания наглядных отчетов становится недостаточно. Для этих задач больше подходят сводные таблицы.

Разбираемся, что это такое, как работает и знакомимся с тремя программами, в которых их можно создать.

Что такое сводные таблицы

Сводная таблица — разновидность таблицы, предназначенная для простого анализа данных и формирования наглядных отчётов на основе больших массивов информации. С помощью сводной таблицы можно сгруппировать нужные данные, обработать их и оформить в удобном и понятном виде. Это актуально, если, например, в таблице тысячи строк, а для отчета нужно выбрать, объединить и обработать только некоторые из них, отвечающие заданным критериям.

Сводные таблицы можно использовать для разных задач, например, для:

  • поиска взаимосвязей и определения групп в массивах данных;
  • определения тенденций изменения показателей за разный период времени — например, сравнение дохода компании на квартал;
  • формирования сводных отчетах о складских остатках, производственных процессах и других задач.

Области применения сводных таблиц практически не ограничены — они одинаково полезны как бухгалтеру небольшого магазина, так и отделу технологов крупного промышленного предприятия.

Создание и использование сводных таблиц

Технически сводные таблицы — отдельная встроенная функция в редакторе таблиц. Чтобы работать с ними, нужно понимать алгоритм и общие принципы — рассмотрим их на примере.

Представим, что небольшая частная ферма продает свои товары в четыре разных магазина. В конце отчетного периода владельцу фермы нужно проанализировать, какие товары пользуются большим спросов, и работа с какими магазинами приносит больше прибыли. Для проведения аналитики бухгалтерия фермы использует сводную таблицу, в которой указаны:

  • наименование товара;
  • его стоимость;
  • количество проданного товара;
  • общая сумма продажи;
  • дата продажи;
  • название магазина.

Разберем поэтапно, как владельцу фермы на основе имеющихся данных с помощью сводной таблицы быстро определить самый востребованный товар и магазин с лучшей покупательской способностью.

Шаг 1. Создание сводной таблицы

Для создания сводной таблицы нужно, чтобы:

  • каждому столбцу в исходной таблице было присвоено название;
  • в каждом столбце были данные только одного формата;
  • строки и столбцы были заполнены без пропусков.

Если условия соблюдены, можно приступать к созданию.

  • Переходим во вкладку «Вставка», выбираем «Сводная таблица».
  • В появившемся всплывающем окне указываем, какие ячейки нужно использовать в сводной таблице, и на каком листе ее создать — на текущем или новом.

Для примера выберем все заполненные ячейки и размещение на новом листе.

После подтверждения будет создан новый лист с двумя зонами:

  • областью для сводной таблицы (слева);
  • панелью полей, через которую можно полностью управлять сводной таблицей (справа).
Шаг 2. Настройка сводной таблицы

В верхней части панели настроек — поля, которые можно включить в сводную таблицу. Их названия соответствуют заголовкам столбцов — «Наименование товара», «Стоимость товара», «Количество проданного товара», «Сумма продажи», «Дата продажи», «Название магазина».

В нижней части панели выделено четыре зоны:

  • «Фильтры» — помогают фильтровать данные в сводной таблице. Например, позволяют показать информацию только об одном отдельном товаре.
  • «Столбцы» и «Строки» — определяют формат расположения данных. При выборе «Строки» данные размещаются в строках, «Столбцы» — в столбцах.
  • «Значения» — отвечает за вычисления (суммирование, умножение или другие) данных в сводной таблице.

Для формирования сводной таблицы достаточно перетянуть данные из верхней области «Выбрать поле» в любую из нужных зон в нижней части.

Для примера добавляем в сводную таблицу «Наименование товара», «Стоимость товара», «Количество проданного товара», «Сумма продажи», «Название магазина». Значение «Дата продажи» оставляем для фильтрации. Ячейки с текстовой информацией перемещаем в зону «Строки», с численными данными — в «Значения».

После выбора всех исходных данных сводная таблица будет создана в поле слева.

По сформированной сводной таблице легко понять, какие товары продаются в большем объеме (в нашем случае — яйца) и какие приносят больше прибыли (мясо).

В сводную таблицу также можно добавить информацию о датах продажи, но на объективность аналитики это не повлияет — выводы можно сделать и на основании текущих сведений.

Можно переходить к рассмотрению фильтров.

Этап 3. Настройка фильтров

Отображаемую в сводной таблице информацию можно легко сортировать с помощью фильтров.

В качестве примера работы с фильтрами добавим в зону «Фильтры» поля «Название магазина» и «Дата продажи»

После заполнения зоны «Фильтры», над таблицей появится дополнительный блок данных.

Это настраиваемые переменные, с помощью которых можно отфильтровывать и отображать только нужные данные.

Например, используя их, можно настроить, чтобы в сводной таблице была показана информация только о товарах, проданных в магазин «Семерочка». Для этого нажимаем на стрелочку возле поля «Название магазина» и оставляем галочку только возле строки «Семерочка».

После подтверждения настроек в сводной таблице останутся только данные о продажах в указанный магазин.

Аналогично можно настроить сортировку данных по дате продажи. Например, можно отобразить, что и на какую сумму было продано во все магазины 1.11.2022. После подтверждения таблица получит следующий вид.

Подобным образом под свои нужды и задачи можно гибко фильтровать любую информацию. Это позволяет легко проводить аналитику данных даже со множеством вводных и быстро создавать информативные, наглядные отчеты.

3 программы, в которых можно создавать сводные таблицы:

Редактор таблиц «Р7-Офис»

Инструмент, который входит в пакет офисных приложений «Р7-Офис». Программа доступна в виде десктопной версии, мобильного приложения и облачного сервиса, который можно использовать с любого устройства. Редактор таблиц «Р7-Офиса» позволяет полноценно работать со сводными таблицами — обрабатывать большие массивы информации, проводить нужные вычисления, формировать отчетные таблицы для удобного изучения и анализа. Главное преимущество сервиса — понятный и удобный интерфейс.

WPS Office Spreadsheets

Редактор электронных таблиц, который входит в пакет офисных программ WPS Office. Программа может работать с таблицами разных форматов (XLS, XLSX и CSV) и поддерживает совместную работу с документами, десятки функций — от финансовых и математических до логических, построение диаграмм разных типов и создание сводных таблиц. WPS Office Spreadsheets можно использовать любых устройствах под управлением Windows, Linux, macOS, Android, iOS.

iWork Numbers

Редактор таблиц от компании Apple. iWork Numbers, как и аналоги, позволяет:

работать с таблицами, делать вычисления и анализировать данные, строить диаграммы, добавлять формы и иллюстрации, создавать отчеты и сводные таблицы.

В iWork Numbers есть режим совместной работы, а также возможность импортирования таблиц с других редакторов. Единственный минус — редактор работает только на устройствах на macOS и iOS.

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

pivot0.png

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

  • кто из наших менеджеров заключил сделку
  • с каким из заказчиков
  • какого именно товара и на какую сумму продано
  • с какого из наших складов была отгрузка
  • когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

  • Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?
  • Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается?
  • Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков?

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport) . Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard) . Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — "в списке или базе данных Microsoft Excel". Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel "понимает" практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант "в другой сводной таблице. " нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица "перехлестнется" с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows) , столбцов (Columns) , страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет.

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert) . Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

pivot6.png

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

  • Названия строк (Row labels)
  • Названия столбцов (Column labels)
  • Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
  • Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages) , смысл тот же.

pivot7.png

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh) .

Что такое сводная таблица?

Сводные таблицы в Excel помогают резюмировать большие объёмы данных в сравнительной таблице. Лучше всего это объяснить на примере.

Предположим, компания сохранила таблицу продаж, сделанных за первый квартал 2016 года. В таблице зафиксированы данные: дата продажи (Date), номер счета-фактуры (Invoice Ref), сумма счета (Amount), имя продавца (Sales Rep.) и регион продаж (Region). Эта таблица выглядит вот так:

A B C D E
1 Date Invoice Ref Amount Sales Rep. Region
2 01/01/2016 2016-0001 $819 Barnes North
3 01/01/2016 2016-0002 $456 Brown South
4 01/01/2016 2016-0003 $538 Jones South
5 01/01/2016 2016-0004 $1,009 Barnes North
6 01/02/2016 2016-0005 $486 Jones South
7 01/02/2016 2016-0006 $948 Smith North
8 01/02/2016 2016-0007 $740 Barnes North
9 01/03/2016 2016-0008 $543 Smith North
10 01/03/2016 2016-0009 $820 Brown South
11

Сводная таблица в Excel может резюмировать данные, представленные в данной таблице, показать количество записей или сумму значений по любому столбцу. Например, вот такая сводная таблица показывает общую сумму продаж каждого из четырех продавцов за первый квартал 2016 года:

Что такое сводная таблица в Excel

Ниже представлена более сложная сводная таблица. В этой таблице итоги продаж каждого продавца разбиты по месяцам:

Что такое сводная таблица в Excel

Еще одно преимущество сводных таблиц Excel в том, что с их помощью можно быстро извлечь данные из любой части таблицы. Например, если необходимо посмотреть список продаж продавца по фамилии Brown за январь 2016 года (Jan), просто дважды кликните мышкой по ячейке, в которой представлено это значение (в таблице выше это значение $28,741)

При этом Excel создаст новую таблицу (как показано ниже), где перечислены все продажи продавца по фамилии Brown за январь 2016 года.

Что такое сводная таблица в Excel

На данный момент мы не говорим о том, как были созданы показанные выше сводные таблицы. Главная цель первой части самоучителя – ответить на вопрос: «Что же такое сводная таблица в Excel?«. В следующих частях самоучителя мы научимся создавать такие таблицы.★

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *