Главная страница » Что характеризуют дополнительные реквизиты орд

Что характеризуют дополнительные реквизиты орд

  • автор:

6.4.5 Постоянные и временные реквизиты

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает |шедший вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­та» — от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

6.4.6. Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты:

наименование организации, т. е. автора документа,

регистрационный номер до­кумента,

заголовок к тексту,

Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,

29 «От­метка о поступлении документа в организацию»,

30 «Идентификатор электронной копии документа»,

но отсутствие дополнительного рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный

При угловом варианте или флаговом способе заголовочная часть бланка документа рас­полагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5. При расположения реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви­зита.

При продольном варианте или центрированном способе заголовочная часть бланка продлевает­ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

Контрольные вопросы

Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ­ца ОРД?

Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ­цом?

Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи­тов?

Какие реквизиты относятся к постоянным?

Какие реквизиты являются обязательными?

Сколько существует способов оформления реквизитов?

Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

какие форматы бумаги используются для построения формуляра образца орд

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа. Общие сведения о реквизитах

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 «Отметка о контроле»), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Рис. 1. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4- 210×297 мм)( см. ниже)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А5- 148×210 мм)

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 29 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят:

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите «подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении; второй гриф утверждения.

Первое положение табулятора:

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

Второе положение табулятора:

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования.

Третье положение табулятора:

используют при составлении таблиц.

Четвертое положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора:

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); гриф ограничения доступа к документу; второй гриф согласования.

Шестое положение табулятора:

расшифровка подписи в реквизите «подпись»; расшифровка подписи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе согласования.

Седьмое положение табулятора:

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 17 «Заголовок к тексту», если он состоит из нескольких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 14 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 19 «текст документа» от реквизита 21 «подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма).

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, «отметка о поступлении», «идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов.

Контрольные вопросы

1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образцом?

5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизитов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

Бланки документов

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-97 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».

Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа приведены в прил. 2-6.

В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, необходимо сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Необходимо указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ Р51141-98?

2. Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3. Что является основой для проектирования бланка документа?

4. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-97?

5. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

6. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8. Чем общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10. Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка?

3.3 Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов

ГОСТ 6.30-97 и изменение № 1 к нему, введенное в действие с 1 апреля 2000 г. Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-СТ, устанавливают определенные требования к оформлению каждого из 29 реквизитов ОРД.

какие форматы бумаги используются для построения формуляра образца орд

какие форматы бумаги используются для построения формуляра образца орд

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Формуляр-образец ОРД

Общие сведения

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­тов, образцы бланков документов.

Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОКУД. В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для каждого реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учётом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Формуляр–образец документа – модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.

Формуляр–образец документа является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры-образцы, как правило, приводятся:

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

какие форматы бумаги используются для построения формуляра образца орд

Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.

Формуляр–образец служит целям унификации и стандартизации документов.

На основе государственных формуляров–образцов могут разрабатываться формуляры–образцы для какой-либо отрасли или конкретного предприятия.

Единые требования к оформлению всех документов, входящих в систему ОРД, унифицированы и закреплены в ГОСТ Р6.30–97. Стандарт обязателен для применения во всех организациях, независимо от организационно-правовой формы. Данные требования по оформлению документов обязательны в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых при оформлении документов, и определяет место их расположения на документе.

Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида. Отсутствие даже одного реквизита приводит к тому, что документ теряет юридическую силу и становится недействительным.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­кумента почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­мости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Расчет положения реквизитов на рабочем поле документа по знакам печати для формата А4 и А5

3.1. формуляр-образец организационно-распорядительного документа. общие сведения о реквизитах

3.1. формуляр-образец организационно-распорядительного документа. общие сведения о реквизитах

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм левое; 10 мм правое; 20 мм верхнее; 20 мм нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 «Отметка о контроле»), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом реквизит 01 «Государственный герб РФ», реквизит 02 «Герб субъектов федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается также реквизит 13 «Гриф ограничения доступа к документу», который чаще всего наносится специальным штемпелем или оформляется также с помощью ПК.

Рис. 1. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4210×297 мм)( см. ниже)

Рис. 2. Формуляр-образец ОРД с продольным вариантом расположения реквизитов (ф. А4 210×297 мм)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов

Правое поле 10 мм, и оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле 20 мм, и на нем располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов 29, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служебного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться место расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 09 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда одинаково на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 07 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 29 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации;

08 наименование вида документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

15 гриф утверждения документа;

17 заголовок к тексту документа;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 идентификатор электронной копии документа. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите «подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении; второй гриф утверждения.

Первое положение табулятора:

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

Второе положение табулятора:

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования.

Третье положение табулятора:

используют при составлении таблиц.

Четвертое положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора:

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); гриф ограничения доступа к документу; второй гриф согласования.

Шестое положение табулятора:

расшифровка подписи в реквизите «подпись»; расшифровка подписи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе согласования.

Седьмое положение табулятора:

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 17 «Заголовок к тексту», если он состоит из нескольких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 14 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 19 «текст документа» от реквизита 21 «подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит «дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись и др.

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, «отметка о поступлении», «идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов.

1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образцом?

5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизитов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

Документ. Обязательные и дополнительные реквизиты документов

Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29. 07. 1998 г. № 34н).

В п. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным». Это означает, что произведена сторнированная запись (то есть записанные таким образом суммы при подсчете учитываются со знаком «минус»). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ «красное сторно»).

Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

Положением по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

Например, если непосредственно в момент отгрузки продукции покупателю сторонами не была надлежащим образом оформлена накладная, то при ее оформлении даже через день в случае возникновения разногласий поставщику будет сложно (или даже невозможно) доказать, какое количество продукции было фактически получено покупателем, а также определить стоимость этой продукции, если она не оговорена в других документах. Если стоимость отгруженных товаров указана, например в спецификации к договору, то покупатель оприходует полученные им товары по цене согласно спецификации, и впоследствии будет вправе отклонить любые претензии продавца относительно изменения их стоимости.

Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, принимаются к учету по формам, утверждаемым организацией, но и в этом случае они должны содержать установленные положением обязательные реквизиты.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • — наименование документа (формы);
  • — код формы;
  • — дату составления;
  • — содержание хозяйственной операции;
  • — измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
  • — наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • — личные подписи указанных выше должностных лиц.
  • — наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • — расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.

Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным. Тем не менее, указывать расшифровки подписей целесообразно, поскольку впоследствии при необходимости это позволит легко установить, кто подписал данный документ и отвечает за правильность и обоснованность совершения зафиксированной документом хозяйственной операции. Вполне логично и обоснованно и требование указывать наименование организации, от имени которой составлен документ.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Таким образом, например, в случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут признать неправомерным списание расходов на себестоимость.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов, включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.

Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты:

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ: ПОНЯТИЕ, КЛАССИФИКАЦИЯ, СОСТАВ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Понятие и классификация ОРД. Состав и схемы расположения реквизитов

Состав и схемы расположения реквизитов

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц» [3].

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

  • организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);
  • распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
  • информационно-справочная документация, которую в свою очередь можно условно подразделить на:
  • оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и др.);
  • справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и др.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающего требования к оформлению ОРД с учетом новых требований к оформлению документов федеральных органов исполнительной власти, оговоренных Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [8].

При подготовке и оформлении ОРД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

  • 01 Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 герб субъекта Российской Федерации;
  • 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • 04 код организации;
  • 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • 06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
  • 07 — код формы документа;
  • 08 — наименование организации;
  • 09 — справочные данные об организации;
  • 10 — наименование вида документа;
  • 11 дата документа;
  • 12 — регистрационный номер документа;
  • 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 14 — место составления или издания документа;
  • 15 — адресат;
  • 16 — гриф утверждения документа;
  • 17 — резолюция;
  • 18 — заголовок к тексту;
  • 19 — отметка о контроле;
  • 20 — текст документа;
  • 21 — отметка о наличии приложения;
  • 22 — подпись;
  • 23 — гриф согласования документа;
  • 24 — визы согласования документа;
  • 25 — оттиск печати;
  • 26 — отметка о заверении копии;
  • 27 — отметка об исполнителе;
  • 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
  • 30 — идентификатор электронной копии документа.

Данный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов в различных управленческих ситуациях может быть неодинаковым.

Состав реквизитов ОРД делится на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов, перемен ные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает придание документу юридической силы и возможность его идентификации.

При работе с электронными письмами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации — создателя документа; местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа и кодовое наименование лица, ответственного за подготовку документа.

Схемы расположения реквизитов ОРД (формуляры) по ГОСТ Р 6.30-2003 для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 3.1 и 3.2.

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата, связанного с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20).

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 3.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *