Настройка Google Workspace
Регистрация занимает не более трех минут. Указывать данные банковской карты и устанавливать какие-либо программы не требуется. Если вам нужна помощь в настройке аккаунта, наши специалисты готовы ее оказать.
2. Настройка сервисов
Следуя нашим руководствам по началу работы, вы без труда настроите Gmail, Диск, Календарь и Meet. Узнайте, как импортировать почту и контакты, создать бесплатные адреса электронной почты типа info@vashakompaniya.ru , настроить хранилище и сделать многое другое.
3. Переход на Google Workspace
Использовали ранее Microsoft Exchange или IBM Notes? Наши руководства по переносу данных и по управлению изменениями помогут вам спланировать и успешно осуществить переход на новую систему. В материалы также включены шаблоны писем для рассылки сотрудникам, логотипы Google и ссылки на обучающие ресурсы для пользователей.
Сотрудничество с партнером
Найдите опытного консультанта в сфере ИТ, который поможет оценить преимущества внедрения Google Workspace для вашей компании, а затем – приобрести, настроить и обслуживать его.
Signing up for Google Workspace
This guide explains how to create a custom email address by signing up for Google Workspace from your Squarespace site.
- For general information about our partnership with Google or what a custom email address is, visit Using Google Workspace with Squarespace.
- To check if you’re eligible for a free year of Google Workspace, visit Google Workspace offer.
- If you receive an error message or email while setting up Google Workspace, visit Troubleshooting Google Workspace.
Before you begin
- Ensure you meet the eligibility requirements.
- Only site owners and contributors with Admin permissions can sign up for Google Workspace through a Squarespace site.
- The domain you use can’t include special characters, like ü, é, or ñ.
- You can only register one Google Workspace account per Squarespace site, even if you have multiple custom domains.
- It’s not possible to simultaneously register a Google Workspace account to a Squarespace domain and Squarespace subdomain. You can only choose one. As an alternative, consider adding a user alias domain or secondary domain.
- Ensure your homepage is enabled and not hidden behind a page password.
- Set your site to Public from the Site Availability panel. You can set it back to Private or Password protected once the Google Workspace setup is complete.
Step 1 — Prepare your domain
To sign up for Google Workspace, your Squarespace site’s domain must be properly set up. Keep in mind, you can:
- Sign up for Google Workspace using any domain connected to your site, whether it’s your primary domain or another domain.
- Verify either domain after signing up for your Google Workspace account.
The steps you’ll take to prepare your domain depend on if you bought your domain from Squarespace or a third-party domain host:
Squarespace domains
If you have a Squarespace domain:
- Ensure you verified your domain ownership.
- Confirm your domain subscription is active.
- Confirm your domain uses our website default DNS records.
Third-party domains
If your domain is hosted by a third-party:
- Confirm you properly configured your DNS records to connect your custom domain to Squarespace.
- It can take up to 72 hours for records added to your domain host’s end to propagate.
Step 2 — Register and purchase your account
- Open the Google Workspace panel. If you’re using a parking page, click Google Workspace in the Home menu.
- Choose if you would like to pay Monthly or Annually, then click Select to choose a plan. It’s not possible to switch to a different Google Workspace billing plan after creating your account.
- In the Registration page, enter your information in the following fields:
Email Address
- First name — Your first name
- Last name — Your last name
- Username — Follow Google’s name guidelines. Usernames can use letters (a-z), numbers (0-9), dashes (-), underscores (_), apostrophes (‘), and periods (.). As you type in this field, your full email address appears.
- Domain — This field automatically populates with your primary domain. If you have more than one domain, use the drop-down to select a different domain for your email address.
- New email address — Displays a preview of your new Google Workspace email
Contact information
- Personal email — Replace email@example.com with an email address you already use. For example, a personal @gmail or @yahoo email address. Don’t enter the new Google Workspace you’re creating.
- Organization — If you don’t have an organization name, enter your name.
- Country — Select your country from the drop-down menu.
- Postal code — If your country doesn’t use a postal code, leave this field blank. If «Invalid ZIP Code» appears, it means your postal code isn’t formatted correctly. Confirm your postal code is correct, then enter it again.
- Review your information, then click Save and continue.
- In the next panel, add your credit card information. To avoid failures, use a card that doesn’t have 3D Secure features. Click Save and continue.
- Review the order and the terms of service, then click Confirm and purchase.
A message appears confirming your account registration is processing. Click Go to Google Workspace to return to the Google Workspace panel.
The email address you created has Administrator permissions in Google Workspace. To learn more about the Administrator role, visit Google’s documentation.
Step 3 — Find your temporary password at your current email address
- Check the inbox for the email address you entered when signing up for Google Workspace. We’ll send an email with your temporary password. The email subject line is Welcome to Google Workspace. If the email doesn’t appear, check your spam folder.
- In the email, click the Log into email button.
- Google also sends a welcome email that doesn’t include a temporary password. You can ignore this email since you need the Squarespace welcome email to complete the signup process.
- If you added a new user, the welcome email’s subject line is Google Workspace Email Invitation.
Resend your Google Workspace welcome email
If your welcome email isn’t in your inbox or spam folder, you can resend it:
- Open the Google Workspace panel.
- Under Users, click … next to the Google Workspace user you created.
- Click Send invitation or Reset password.
Step 4 — Log in and accept Google’s terms of service
- Log in using the temporary password and the new email address you created. If you’re already logged into another Google Workspace or Gmail account, you’ll first choose Add account and then log in.
- Follow Google’s prompts to create your own password and accept Google Workspace’s Terms of Service.
- You’ll be taken to your new Google Workspace Admin console to verify your domain.
Step 5 — Verify your Google Workspace domain
When you go to your Google Workspace Admin console for the first time, Google may ask you to verify your domain using their Set up Admin Console at the top of the Admin console dashboard. This is a security measure to ensure no one else uses your domain with Google Workspace.
If this prompt doesn’t appear in your Google Admin Console, open the Google Workspace setup tool and verify your domain. To learn more about verifying your Google Workspace domain with Squarespace, follow Google’s documentation.
Step 6 — Add MX records
Google Workspace requires Mail Exchange (MX) records to send from and receive email to your inbox. The steps you’ll take to add these records depends on whether the domain you use for Google Workspace is a Squarespace domain or a third-party domain.
Squarespace domains
If you create a Google Workspace account using a Squarespace domain, the MX records generate in your domain’s DNS records automatically. To ensure the records were added, visit Adding Google Workspace MX records.
Third-party domains
If you registered your domain through a third party like GoDaddy or Hover, you’ll receive an email with instructions on how to add MX records to your domain’s DNS settings. This step is required to receive email at your Google Workspace email addresses.
For more help adding MX records to a third-party domain, visit Google’s documentation. Find steps for your specific domain host in their provider-specific MX records guides.
Next steps
After completing these steps, you’re ready to use your Google Workspace account. You now have an email address for your custom domain. From here, you can:
Часто задаваемые вопросы перед покупкой Google Workspace
Уже пользуетесь Google Workspace? Посетите страницу поддержки.
- Все
- Обзор
- Продукты
- Все
- Gmail
- Календарь
- Meet
- Диск
- Документы
Обзор
Чем сервисы пакета Google Workspace отличаются от бесплатных версий?
Приобретая Google Workspace, вы получаете дополнительные услуги, которые не входят в бесплатные версии, в том числе корпоративную почту с адресом в вашем домене, в два раза больше места для хранения данных Gmail и Диска, круглосуточную поддержку по телефону и электронной почте, гарантию безотказной работы корпоративной почты в течение 99,9% времени, совместимость с Microsoft Outlook, улучшенные функции безопасности, такие как двухэтапная аутентификация и система единого входа (SSO), а также инструменты для администрирования аккаунтов пользователей.
Можно ли приобрести только некоторые приложения Google Workspace?
Нет. После регистрации в Google Workspace вы получите доступ к пакету приложений, тесно интегрированных друг с другом. Например, полученное в Gmail письмо можно сразу преобразовать в мероприятие Календаря. Если вы оставите комментарий в Документах, Таблицах или Презентациях, ваши коллеги автоматически получат оповещение по электронной почте, а видеовстречу в Meet можно запустить одним нажатием прямо из Gmail или Календаря. Полная интеграция сервисов обеспечивает высокую продуктивность по доступной цене. Конечно же, купив пакет, вы можете использовать только те продукты, которые вам нужны.
Можно ли заменить наше текущее программное обеспечение на Google Workspace?
Практика показывает, что после перехода на Google Workspace многие компании полностью отказываются от старых офисных приложений. В редакторах Google Workspace можно в режиме реального времени работать вместе с коллегами над файлами разных типов, включая текстовые документы, таблицы и презентации, и легко сохранять их на Google Диске. Приложения Google Workspace работают на любых устройствах. В отличие от традиционных офисных решений, для работы с ними не нужно ничего устанавливать. Кроме того, они совместимы с файлами распространенных форматов, в том числе Microsoft Office.
Продукты
Gmail
Чем Gmail в Google Workspace отличается от бесплатной версии?
В Google Workspace вы можете выбрать тарифный план, который лучше всего подойдет вашей организации. Чтобы отдельные сотрудники и целые подразделения были всегда на связи и могли эффективно работать, мы предлагаем специальную цену на аккаунты Gmail Workspace Individual и Workspace Business. Для них доступны такие дополнения, как увеличенный объем хранилища, настраиваемые адреса электронной почты и корпоративные макеты электронных писем. Подробнее о предложении…
Может ли у одного пользователя быть несколько адресов?
Да. Помимо основных адресов, для пользователей можно создавать псевдонимы, такие как podderzhka@vashakompaniya.ru. Для каждого пользователя можно добавить до 30 псевдонимов электронной почты.
Можно ли перенести в Google Workspace почту из другой системы?
Да. Инструменты для переноса данных в Google Workspace позволяют импортировать письма из различных почтовых систем, в том числе Microsoft® и IBM® Notes®. Дополнительная информация приведена в статье Как перенести данные организации в Google Workspace .
Календарь
Можно ли создать групповой календарь?
Да. Вы можете создать календарь, доступный всем сотрудникам организации или определенной группе пользователей, например чтобы планировать регулярные совещания или поездки на природу с коллегами.
Можно ли перенести и синхронизировать все имеющиеся календари?
Да. Мы разработали инструменты для переноса многих типов календарей, в том числе Microsoft® и IBM®. Дополнительная информация приведена в статье Как перенести данные организации в Google Workspace . Вы также можете настроить совместную работу Microsoft Exchange и Google Календаря с помощью Инструмента взаимодействия с Календарем. Информация о синхронизации Google Календаря и IBM Notes приведена в разделе Возможности, доступные при переходе с IBM Notes.
Есть ли в Календаре напоминания о мероприятиях?
Да. По умолчанию всплывающее напоминание Календаря появляется за 10 минут до начала мероприятия, но эти настройки можно изменять.
Могут ли люди за пределами организации участвовать в видеовстрече?
Да. Более того, вы можете отправить всем участникам одну и ту же ссылку для подключения – так просто!
Защищено ли содержание встреч?
Да. Видео и звук передаются в Meet в зашифрованном виде. Пользователи из других доменов подключаются по защищенному каналу.
Требуется ли для подключения по телефону сторонний сервис?
Нет. В Google Workspace Enterprise для каждой встречи генерируется специальный телефонный номер и PIN-код. Никаких других настроек не требуется. Подробнее…
Какие файлы можно загружать на Диск?
Пользователи могут загружать на Диск файлы любых типов. Некоторые из них можно преобразовывать в формат Google Документов, Таблиц или Презентаций.
Сколько на Диске места для хранения данных?
Пользователи бесплатных аккаунтов Google Диска получают 15 ГБ. Объем хранилища Google Workspace зависит от выбранного тарифного плана. Подробнее…
Чем Диск в Google Workspace отличается от бесплатной версии?
Платная версия Диска предусматривает в два раза больше места для хранения данных, круглосуточную поддержку по телефону и электронной почте, возможности управления доступом и настраиваемые отчеты. За дополнительную плату можно снять ограничения на размер хранилища. Если в аккаунте меньше пяти пользователей, каждому предоставляется 1 ТБ. Ознакомьтесь с тарифными планами Google Workspace.
Документы
Можно ли работать с Документами офлайн?
Да. Для этого требуется браузер Chrome, который можно установить бесплатно.
Можно ли предоставлять доступ к файлам Документов пользователям за пределами организации?
Да. Для каждого документа задаются настройки доступа, поэтому другим пользователям можно разрешить читать, редактировать или комментировать файлы.
Можно ли преобразовать имеющиеся файлы в формат Документов?
Да. В формат Документов можно преобразовать файлы многих типов. Исходный файл при этом не меняется.
Как начать пользоваться сервисом Chat?
Если у вас есть действующая подписка на Google Workspace, вы можете пользоваться сервисом Chat бесплатно. Чтобы начать, перейдите по этой ссылке.
Чем Google Chat отличается от Hangouts?
Chat является более современной платформой и лучше подходит для клиентов Google Workspace. Администраторы могут без труда перенести всех пользователей классической версии Hangouts в Google Chat.
Я хочу создать бота. С чего начать?
Ознакомьтесь с подробными руководствами, которые доступны на странице разработчика.
Таблицы
Какие формулы поддерживаются в Таблицах?
В Таблицах поддерживаются все операции с ячейками, доступные в большинстве редакторов таблиц. Вы можете задавать функции для анализа данных и производить вычисления с числами и массивами.
Поддерживаются ли в Таблицах быстрые клавиши?
Да. В Таблицах по умолчанию включены быстрые клавиши для выполнения многих операций. Большинство комбинаций совпадает с уже знакомыми вам по работе с традиционными редакторами.
Можно ли преобразовать имеющиеся файлы в формат Таблиц?
Да. В формат Таблиц можно преобразовать файлы многих типов. Исходный файл при этом не меняется.
Формы
Нужен ли аккаунт Google Workspace, чтобы заполнить форму?
Нет. Форму может заполнить кто угодно.
Можно ли сделать форму доступной только в рамках организации?
Да. Укажите в настройках формы, кто может открывать и редактировать ее.
Поддерживают ли Формы большое количество ответов?
Да. С помощью Форм можно обрабатывать столько же данных, сколько и в Google Таблицах. А это два миллиона ячеек!
Презентации
Какие инструменты есть в Презентациях?
Вы можете рисовать графики и диаграммы, вставлять объекты и геометрические фигуры, форматировать текст и изображения, добавлять анимацию и многое другое.
Можно ли преобразовать имеющиеся файлы в формат Презентаций?
Да. В формат Презентаций можно преобразовать файлы многих типов. Исходный файл при этом не меняется.
Как работает совместное редактирование?
Совместное редактирование позволяет сразу нескольким пользователям работать над одним файлом. В настройках доступа можно указать, кому разрешено просматривать и редактировать презентацию, а история изменений позволит при необходимости вернуться к любому из предыдущих вариантов.
Сайты
Могут ли внешние пользователи переходить на сайт нашей компании?
Да. Ваш сайт могут посещать даже те, у кого нет аккаунта Google Workspace. У вас также есть возможность ограничить доступ к сайту.
Можно ли использовать старую версию Сайтов?
Если в вашей организации используется предыдущая версия Сайтов, сервис продолжит работать без проблем. Вы можете редактировать свои сайты и делиться ими так же, как и раньше.
Можно ли приобрести домен у Google?
Мы можем помочь вам с покупкой домена у одного из наших партнеров. Для этого во время регистрации выберите вариант «Купить новый домен» и следуйте инструкциям по настройке Google Workspace.
Apps Script
Какие задачи можно решать с помощью Apps Script?
Apps Script упрощает автоматизацию, интеграцию и расширение функционала Google Workspace. С примерами реализации можно ознакомиться в галерее решений.
Могу ли я пользоваться Apps Script, если у меня нет лицензии Google Workspace?
Да. Доступ к Apps Script возможен с помощью любого аккаунта Gmail.
С чего начать работу с Apps Script?
Ознакомиться с шаблонами, на которые можно ориентироваться при разработке типовых и продвинутых бизнес-решений, вы можете в галерее решений, а изучить документацию со спецификациями и получить практические задания для дальнейшего освоения можно на портале для разработчиков Google Workspace .
Где получить поддержку?
Возникающие в процессе работы вопросы вы можете обсуждать на тематических ресурсах: на форуме Stack Overflow и в онлайн-сообществе Apps Script компании Google.
Администратор
Как войти в Консоль администратора?
Консоль администратора расположена по адресу admin.google.com. Для входа введите свой адрес электронной почты и пароль.
Что такое аккаунт пользователя?
Аккаунт нужен для работы с сервисами Google Workspace . Вместе с ним пользователь получает имя и пароль для входа, а также адрес электронной почты. Кроме того, вы можете создавать списки рассылки и дополнительные адреса электронной почты.
Можно ли изменить регион хранения данных на уровне организационного подразделения?
Да. Вы можете хранить данные пользователей из разных организационных подразделений в разных регионах. При этом ограничений на число разделений или количество запросов на перенос данных нет. Подробнее…
Что такое eDiscovery?
eDiscovery – это функция поиска и восстановления данных, которая помогает предотвратить потерю информации при увольнении сотрудников и обеспечивает юридический отдел необходимыми материалами.
Что происходит с данными в удаленных аккаунтах?
При удалении аккаунта все связанные с ним данные уничтожаются на серверах Google, поэтому мы рекомендуем не удалять, а блокировать ненужные аккаунты пользователей.
Как приобрести Google Workspace с Сейфом?
Сейф включен в пакеты G Suite Business и Google Workspace Enterprise. Начав работу с бесплатной пробной версией Google Workspace, вы можете приобрести любой из этих пакетов в консоли администратора или через наш отдел продаж.
Конечная точка
Нужно ли доплачивать за возможность управления мобильными устройствами?
Нет. Управление мобильными устройствами входит в пакет Google Workspace, потому что безопасность данных – жизненная необходимость для любой компании, и мы хотим быть уверены, что вы надежно защищены.
Можно ли управлять мобильными устройствами Android и iOS?
Да. В Google Apps поддерживается удаленное управление Android и iOS, поэтому ваши сотрудники могут выбирать любую платформу.
С чего начать?
Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к бесплатной пробной версии Google Workspace. Если вы уже используете Google Workspace, информацию о том, как включить управление мобильными устройствами, можно найти в консоли администратора.
Чем отличаются версии Google Workspace?
Мы предлагаем три пакета Google Workspace: Basic, Business и Enterprise. Каждый пользователь G Suite Basic получает 30 ГБ для хранения данных, клиентам Business доступно неограниченное место для хранения файлов и архивов, а в план Enterprise включены дополнительные настройки и возможности контроля. Подробнее о версиях Google Workspace…
Можно ли попробовать Google Workspace бесплатно?
Да, вы можете бесплатно пользоваться 14-дневной пробной версией Google Workspace. После регистрации, которая займет всего несколько минут, вы сможете создать для своих сотрудников до 10 аккаунтов. Чтобы настроить аккаунт, вам потребуется указать платежную информацию. Мы начнем списывать плату только после завершения пробного периода. Подписку можно отменить в любое время. Чтобы извлечь максимум пользы из пробного периода, рекомендуем воспользоваться по крайней мере тремя возможностями Google Workspace. Например, попробуйте организовать совместную работу в Документах, провести видеовстречу в Meet и проверить почту в Gmail на мобильном устройстве.
Как приобрести Google Workspace?
Чтобы начать работу с Google Workspace, создайте аккаунт онлайн или свяжитесь с нашим отделом продаж. Регистрируясь онлайн, вы автоматически получаете 14-дневную бесплатную пробную версию. Чтобы настроить аккаунт, вам потребуется указать платежную информацию. Мы начнем списывать плату только после завершения пробного периода. Подписку можно отменить в любое время. Обратите внимание, что пробная версия позволяет создать максимум 10 аккаунтов пользователей. Если вы добавите более 10 пользователей, пробный период автоматически завершится и вы перейдете на платную версию Google Workspace.
Как отменить пробную подписку, если я не хочу приобретать Google Workspace?
Это можно сделать в любое время в разделе «Оплата» консоли администратора. Если вы отмените подписку в течение 14-дневного пробного периода, плата списана не будет. Ознакомьтесь с дополнительной информацией о бесплатной пробной версии Google Workspace.
Сколько стоит настройка Google Workspace и перенос данных?
Чтобы настроить сервисы Google Workspace и перенести в них все данные самостоятельно, воспользуйтесь нашим руководством. Если вам понадобится помощь, обратитесь в службу поддержки. Кроме того, настроить Google Workspace и перенести данные могут партнеры Google за дополнительную плату.
Какие способы оплаты доступны?
Для оплаты можно использовать международную кредитную карту. Компания Google принимает платежи по картам Visa, Mastercard и American Express. В некоторых странах возможна оплата непосредственно с банковского счета (прямой дебет).
Можно ли оплатить Google Workspace на год вперед, чтобы не платить ежемесячно?
Годовой план доступен не во всех странах. Проверьте, поддерживается ли он в вашей стране.
Кто считается пользователем при оплате подписки?
Пользователем считается персональный адрес электронной почты (например, imya@vashakompaniya.ru). У каждого пользователя также могут быть дополнительные адреса электронной почты – псевдонимы. Групповые псевдонимы, такие как podderzhka@vashakompaniya.ru, предоставляются бесплатно и не учитываются при подсчете количества пользователей. Для каждого пользователя можно добавить до 30 псевдонимов электронной почты.
Я хочу создать псевдонимы электронной почты для групп. Будут ли они считаться пользователями при оплате подписки? Сколько псевдонимов может иметь один пользователь?
Нет. Помимо основного адреса, у каждого пользователя может быть до 30 псевдонимов электронной почты.
Получу ли я домен в рамках тарифного плана Google Workspace?
Нет. Подписка на Google Workspace не включает оплату домена. Во время регистрации вам потребуется указать домен, который будет использоваться для корпоративной почты. Если у вас нет собственного домена, вы можете приобрести его у нас за дополнительную плату.
Принимает ли Google разные валюты?
Да. При добавлении платежных данных вы указываете страну, в которой зарегистрирована ваша компания, и валюту, в которой вы хотите оплачивать услуги. От страны регистрации зависят доступные для вас способы оплаты. Внимательно отнеситесь к выбору этих параметров, так как их нельзя будет изменить впоследствии.
Безопасность
Как Google защищает данные от несанкционированного доступа?
Сервисы Google Workspace разрабатывались специально для облака, поэтому в них с самого начала были реализованы функции защиты от угроз, характерных для облачных сред. Компании, учебные заведения и государственные учреждения по всему миру полагаются на стандарты производительности и надежности Google.
Мы используем масштабную и гибкую инфраструктуру на основе высоких технологий. В наших центрах обработки данных установлены изготовленные на заказ серверы. Чтобы обеспечить их надежную работу и защитить данные, мы создали собственную операционную систему. Все оборудование находится под контролем специалистов Google, и мы быстро реагируем на любые возможные угрозы безопасности.
Над системами защиты вашей информации работают высококвалифицированные специалисты, в том числе мировые эксперты по компьютерной безопасности. Как и все подразделения Google, эта команда постоянно внедряет новые решения, обеспечивая наивысший уровень безопасности не только миллиарду клиентов Google, но и коммерческим организациям.
За время своего существования Google зарекомендовала себя как надежная компания, которая относится к безопасности данных пользователей со всей ответственностью. Мы защищаем информацию как от внешних, так и от внутренних угроз. Доступ наших сотрудников к данным пользователей строго регламентирован. Он есть лишь у небольшого числа специалистов, которые каждый раз проходят строгие процедуры аутентификации. При этом все их действия подробно документируются, а журналы анализируются для выявления ненадлежащих операций.
Это уникальное сочетание профессионализма и прогрессивных технологий гарантирует, что с Google ваши данные будут надежно защищены. Дополнительные сведения можно найти в документации по безопасности Google Workspace.
Обеспечивают ли решения Google Workspace соблюдение нормативных требований?
При разработке Google Workspace мы учитывали самые строгие отраслевые стандарты безопасности и конфиденциальности. Это помогает нашим клиентам выполнять нормативные требования, регулирующие их деятельность. В договорах с Google четко формулируется, кто является владельцем данных, кто и как может их использовать, как защищаются данные и какая ответственность предусмотрена за нарушение договорных обязательств.
Компания Google регулярно проходит независимые аудиторские проверки инфраструктуры, операций и центров обработки данных. В частности, наша инфраструктура отвечает следующим стандартам:
SOC1™, SSAE-16/ISAE-3402, SOC2™, SOC3™, ISO27001, ISO 27018:2014 и FedRAMP.
Подробнее о сертификации сервисов Google Workspace …
Многие сервисы Google Workspace также отвечают требованиям закона США «Об отчетности и безопасности медицинского страхования» (HIPAA).
Google Workspace for Education отвечает юридическим требованиям и стандартам, действующим в сфере образования.
Отвечают ли сервисы Google Workspace требованиям HIPAA?
Google Workspace соответствует нормативным требованиям закона США «О преемственности страхования и отчетности в области здравоохранения» (HIPAA), которые регулируют обращение с закрытой информацией о состоянии здоровья. Если вы планируете использовать Google Workspace для обработки такой информации и обязаны соблюдать требования HIPAA, то можете подписать с Google Дополнение о деловом партнерстве. Подробнее о соответствии Google Workspace положениям HIPAA…
Как Google реагирует на запросы государственных органов по раскрытию данных?
Наш подход к обработке официальных запросов основывается на уважении к частной жизни и защите информации, хранящейся в Google. При получении запроса на раскрытие данных наши специалисты проверяют его на соответствие юридическим требованиям и правилам Google. Google предоставляет данные только в ответ на письменное обращение, заверенное уполномоченным должностным лицом запрашивающего государственного органа и отвечающее всем применимым законам. Если мы считаем, что запрос слишком общий, мы требуем его уточнения. Дополнительные сведения можно найти в отчете о доступности сервисов и данных Google.
Шифрует ли Google мои данные?
В статье Справочного центра, посвященной безопасности, указано, какие данные клиентов, созданные в сервисах Google Workspace или загруженные туда, шифруются при хранении.
Шифрование выполняется автоматически при записи на диск и не требует никаких действий со стороны клиента. Google шифрует информацию с помощью разных ключей, даже если вся информация принадлежит одному клиенту. Данные защищаются ключами длиной не менее 128 бит с применением алгоритма AES.
Информация, используемая в сервисах Google Workspace, шифруется при передаче сведений как между клиентом и Google, так и между нашими центрами обработки данных. Для обмена данными между серверами Google и устройствами клиентов мы используем протокол HTTPS с алгоритмом шифрования Forward Secrecy.
Потребуются ли мне программы сторонних разработчиков, чтобы обеспечить безопасность данных в сервисах Google?
В Google Workspace уже предусмотрены функции безопасности, которые отвечают требованиям большинства клиентов. В G Suite Business и Google Workspace Enterprise доступны дополнительные механизмы защиты, такие как расширенный аудит Диска и аппаратные токены. Работу всех сервисов можно полностью контролировать в консоли администратора независимо от выбранного тарифного плана и размера организации.
В распоряжении администраторов – множество функций безопасности, таких как двухэтапная аутентификация и система единого входа, правила защиты электронной почты, например принудительное включение протокола TLS, а также технологии IRM и DLP. Все они легко настраиваются.
Если же этого окажется недостаточно, вы можете расширить возможности Google Workspace с помощью решений наших партнеров.
На нашу организацию распространяются требования ЕС по защите данных. Соблюдаются ли они в Google Workspace?
Да. Компания Google обслуживает множество клиентов в Европе. Мы берем на себя юридические обязательства в соответствии с требованиями ЕС по защите данных, принятыми Рабочей группой по 29-й статье. Для клиентов из ЕС предусмотрены стандартные условия договора и Поправка в отношении обработки данных. Кроме того, согласно классификации Политики защиты правительственной информации Великобритании пакет Google Workspace признан соответствующим классу OFFICIAL (включая OFFICIAL-SENSITIVE).
Настройка
Можно ли перенести в Google Workspace старые письма, контакты и мероприятия календаря?
Да, вы можете перенести в Google Workspace все свои письма, контакты и информацию календаря. Вы также можете импортировать данные своих сотрудников или разрешить им сделать это самостоятельно. В Google Workspace доступны инструменты для переноса информации из Microsoft® Exchange, Outlook®, Office 365™, IBM® Notes® и других почтовых систем. Дополнительная информация приведена в статье Как перенести данные организации в Google Workspace .
Случаются ли перебои в работе почты во время переноса?
Вы сможете отправлять и получать письма, как и прежде. Для использования Gmail в Google Workspace нужно настроить пересылку почты на серверы Google, изменив записи MX, как если бы вы указали новый адрес для доставки корреспонденции в почтовом отделении. Как только записи MX будут обновлены (это занимает до 72 часов), вы сможете отправлять и получать сообщения через аккаунт Google Workspace. До этого момента почта будет обрабатываться вашей старой системой.
Как переход повлияет на мой сайт? Можно ли разместить сайт у вас?
Переход никак не повлияет на работу вашего сайта. Для развертывания Google Workspace не требуется менять настройки текущего поставщика услуг хостинга. Google Workspace не является поставщиком услуг хостинга, но вы можете воспользоваться платформой Google Cloud Platform.
Можно ли использовать с Google Workspace собственный домен? Что, если у нас его нет?
Чтобы работать с Google Workspace, вам потребуется доменное имя. Доменное имя – это часть адреса, следующая после символов www. в URL сайта. Если у вас уже есть домен, укажите его при регистрации, а затем подтвердите право собственности на него. Если его у вас ещё нет или вы хотите использовать другой домен, вы можете приобрести его с помощью Google (при условии, что соответствующее доменное имя будет доступно).
К кому обратиться за помощью по настройке Google Workspace в нашей организации?
Вы можете обратиться за помощью к одному из партнеров Google Workspace. Наши партнеры – это ИТ-компании с опытными специалистами, которые помогают клиентам оценить, настроить и развернуть Google Workspace, а при необходимости ещё и обучают сотрудников работе с сервисами, предлагают услуги по управлению данными и оказывают постоянную поддержку. Если у вас возникнут вопросы по настройке Google Workspace, вы также можете обратиться в нашу круглосуточную службу поддержки.
На сайте настройки Google Workspace доступна дополнительная информация, шаблоны писем, а также ресурсы по развертыванию и управлению изменениями.
Администрирование
Поддерживает ли Google Workspace управление мобильными устройствами?
Да. Для управления мобильными устройствами сотрудников вам не нужен собственный локальный сервер. В консоли администратора Google доступны специальные средства, которые позволяют применять к мобильным устройствам организации правила, а также выполнять с ними различные действия, например дистанционно удалять данные.
Можно ли зарегистрировать в Google Workspace несколько доменов?
Если ваша организация использует несколько доменов или приобрела новый, вам не придется платить дополнительно, чтобы добавить их в свой аккаунт. Пользователи, зарегистрированные в любом из доменов, смогут работать со всеми сервисами организации. Вы также сможете управлять всеми пользователями и доменами в единой консоли администратора. Добавьте домен в качестве псевдонима или отдельного домена в зависимости от того, как собираетесь его использовать.
Можно ли предоставлять права администратора другим пользователям?
Да. Независимо от размера организации мы рекомендуем распределить обязанности по управлению пользователями и сервисами между несколькими специалистами. Пользователю можно назначить одну из ролей администратора, чтобы он получил соответствующие права и доступ к консоли администратора. Можно сделать пользователя суперадминистратором, предоставив ему таким образом доступ ко всем функциям в консоли, или ограничить круг его полномочий, разрешив ему, например, только создавать группы, менять настройки сервисов или сбрасывать пароли пользователей.
Можно ли предоставлять пользователям доступ к отдельным функциям и сервисам?
По умолчанию большинство сервисов доступно всем пользователям. При необходимости их можно отключить или настроить в консоли администратора. Вы можете установить одинаковые параметры для всех сотрудников или применить отдельные правила для разных пользователей. Например, можно включить Meet только для сотрудников службы поддержки или разрешить только отделу продаж предоставлять доступ к Google Сайтам внешним пользователям.
Google Workspace для бизнеса. Что это такое?
Многие из нас воспринимают Google исключительно как поисковую систему. Однако у Google есть множество других ипостасей. И одна из них — набор инструментов для бизнеса Google Workspace.
Что входит в Google Workspace
После регистрации в сервисе вам будут доступны следующие инструменты:
- Gmail
- Google Диск
- Календарь
- Chat
- Meet
- Currents
- Документы, Таблицы, Формы, Презентации, Сайты
- Google Keep
- Cloud Search
- Jamboard
Плюсы использования Google Workspace
Все преимущества этого сервиса я перечислять не буду — это долго, но некоторые из них всё же не могу обойти стороной.
Gmail
- Идеальный почтовый ящик для работы в команде.
- Может быть дополнен различными расширениями и аддонами.
- Письма можно тегировать и категоризировать.
Календарь
- Позволяет легко планировать встречи.
- Можно выполнять поиск по всем сервисам Google.
Google Диск
- Удобный и простой поиск файлов.
- Позволяет работать в реальном времени вместе с коллегами в Документах, Таблицах и Презентациях.
- Предоставляет 30 Гб хранилища каждому пользователю.
Консоль администратора
- Позволяет чётко управлять своей учётной записью.
- Можно защитить вход с помощью двухфакторной аутентификации и прочих мер.
Google Workspace Marketplace
- Разрешает подключать различные приложения, необходимые для вашего бизнеса.
- Предоставляет быстрый доступ к любому из приложений всем членам вашей команды.
Тарифы Google Workspace и что в них входит
Есть несколько тарифных планов, различающихся по цене и возможностям.
Business Starter обойдётся в $6 за человека ежемесячно. В пакет входит:
- Защищённая корпоративная почта.
- Возможность создавать видеовстречи (не более 100 участников).
- Облачное хранилище объёмом до 30 Gb (для каждого).
- Инструментарий для администрирования и безопасности.
- Стандартная техподдержка.
Business Standard обойдётся в $12 за человека ежемесячно. В пакет входит:
- Защищённая корпоративная почта.
- Возможность создавать видеовстречи (не более 150 участников) и делать записи видео.
- Облачное хранилище объёмом до 2 Tb (для каждого).
- Инструментарий для администрирования и безопасности.
- Стандартная техподдержка (за отдельную плату можно будет перейти на улучшенную).
Business Plus обойдётся в $18 за человека ежемесячно. В пакет входит:
- Защищённая корпоративная почта (плюс, дополнительные опции для хранения и работы с документами).
- Возможность создавать видеовстречи (не более 500 участников), делать записи видео и отслеживать действия пользователей.
- Облачное хранилище объёмом до 5 Tb (для каждого).
- Улучшенный инструментарий для администрирования и безопасности.
- Стандартная техподдержка (за отдельную плату можно будет перейти на улучшенную).
Enterprise — стоимость этого пакета предоставляется по запросу. В пакет входит:
- Защищённая корпоративная почта (плюс, дополнительные опции для хранения, работы с документами и шифрования методом S/MIME).
- Возможность создавать видеовстречи (не более 500 участников), делать записи видео, отслеживать действия пользователей, использовать опции шумоподавления, вести прямую трансляцию.
- Неограниченный объём облачного хранилища.
- Улучшенный инструментарий для администрирования и безопасности.
- Улучшенная техподдержка (за отдельную плату можно будет перейти на поддержку премиум-уровня).
Прежде чем покупать любой из тарифов, вы можете попробовать все его возможности бесплатно в течение 14 дней.
Использовать или нет Google Workplace в своём бизнесе — решать только вам. Я лишь могу сказать, что сервис поможет нехило оптимизировать ваш бизнес, предоставив всё необходимое для продуктивной работы.