Лекция Общая характеристика табличного процессора Microsoft Excel
2. Функциональные возможности табличного процессора Excel.
3. Особенности экранного интерфейса программы MS Excel
1. Назначение табличного процессора ms Excel
Идея создания электронной таблицы возникла довольно давно — в 1979 г. Первая электронная таблица предназначалась для рационализации скучных экономических вычислений и не отличалась разнообразием функций. Времена шли, один табличный процессор сменялся другим, более совершенным, и к настоящему времени наиболее популярным стал табличный процессор Excel, разработанный компанией Microsoft.
Excel позволяет выполнять вычисления по формулам с использованием большого набора функций (математических, финансовых, статистических), решать задачи оптимального управления, комплексной статистической обработки данных. Результаты расчетов могут быть визуализированы с использованием средств деловой графики.
Таблица — форма организации данных по столбцам и строкам.
Электронная таблица — компьютерный эквивалент обычной таблицы.
Табличный процессор — комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.
Табличный процессор MS Excel — самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы, функции и др. Документ Excel сохраняется в файле с произвольным именем и расширением .xls.
Главное достоинство электронной таблицы — возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.
В Excel вычислительные возможности объединены с богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакторам и другим приложениям пакета Microsoft Office.
2. Функциональные возможности табличного процессора Excel.
Табличный процессор Excel обладает разнообразными возможностями, в том числе:
1. Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления (в том числе как обычный калькулятор), вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций (например, sin, cos, tg и др.), решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т. п.
2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?).
3. Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование (поддержку принятия решений) и оптимизацию.
4. Реализовать функции базы данных — ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.
5. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых (или всех) ячеек таблицы, скрывать (прятать) фрагменты таблицы или всю таблицу.
6. Наглядно представлять содержащихся в таблице данные в виде диаграмм и графиков.
7. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора Microsoft Office.
8. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами, например вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях, и т.п.
9. Осуществлять многотабличные связи (например, объединять отчеты филиалов фирм).
10. Подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.
Табличный процессор MS Excel. Назначение, основные функции.
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.
Электронными таблицами называются программы, предназначенные для проведения расчетов на компьютере в табличной форме.
Документом (т.е. объектом обработки) Excel является файл с произвольным именем и расширением.XLS. В каждом файле XLS может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet). В любую ячейку электронной таблицы можно ввести: число, формулу(Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Вычисления задаются формулами. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства =, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); — (вычитание); * (умножение); / (деление);^ (возведение в степень), текстовую (алфавитно-цифровую) информацию. Адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице. Ячейка задается своими координатами, в которых на первом месте стоит буква, обозначающая колонку, а на втором — число, обозначающее ряд. Ячейка, в которую в данный момент вводятся данные, называется активной. В каждый момент времени активной может быть только одна ячейка, она всегда выводится на индикацию.
Современные табличные процессоры обеспечивают:
· ввод, хранение и корректировку большого количества данных;
· автоматическое проведение вычислений при изменении исходных данных;
· наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;
· графическую интерпретацию данных в виде диаграмм;
Основные функции:
1. Защита данных.Организована через меню Файл в диалоговом окне Сохранение и реализовано с помощью паролей на открытие файлов, разрешение записи и чтение.
2. В основном табличный процессор предназначен для работы с числами, поэтому предусматриваются расширенные возможности по их форматированию.Все табличные вычисления реализуются с использованием формул и функций. Встроенный менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неверную ссылку в большой таблице. При переходе в текстовый режим в ячейках отображаются сами формулы, а не результат вычисления.
3. Ввод формул.Excelинтерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивание по левому краю), либо как числовое значение (выравнивание по правому краю), либо в виде формулы со ссылками на ячейки данных. Для редактирования формул необходимо использовать клавишуF2 или двойной щелчок мышью.
4. Информационные связи.Предназначены для установления ссылок на значения в ячейках, которые каждый раз будут автоматически обновляться. Связывание производится через адрес ссылки или из меню ПравкаàСпециальная вставка.
5. Групповые имена.Для упрощения задач, связанных с целой группой ячеек. Для присвоения имени выделенной группе ячеек в меню Вставка открывается подменю Имя и директива Присвоить. Имя группы должно начинаться с буквы и содержать не более 255 символов. Не допускается использование пробелов, также имя не должно совпадать с адресами ячеек. Заголовки строк и столбцов также могут использоваться в качестве имён этих областей. Реализуется с помощью директивы Создать из меню ВставкаàИмя. Адресация может осуществляться ссылкой на другой лист в той же книге, ссылкой на лист в другой книге, при этомExcelавтоматически обновляет ссылки только для открытых книг. Когда книга закрыта, ссылка содержит полный путь к данным. Эффективное использование ссылок обеспечивает:
· Слияние данных нескольких книг;
· Создание различных представлений одних и тех же данных;
· Последовательную разработку больших и сложных моделей обработки данных.
6. Построение и оформление диаграмм.Excelобладает специальным конструктором, позволяющим улучшить качество документа и разрабатывать трёхмерные диаграммы. Конструктор называетсяChartWizard. Он обеспечивает построение, выбор типов, организацию надписей на осях, внедрение дополнительных объектов и актуализацию диаграммы.
7. Работа с функциями.Табличный процессор имеет более 300 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, а встроенный конструктор функций облегчает работу с ними. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются её аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе. Конструктор функций позволяет самостоятельно добавлять, редактировать и комбинировать различными функциями.
8. Создание простых баз данных.Для организации поиска записей в базе данных применяются фильтры. Фильтры могут быть использованы только для одной базы данных на листе. Фильтры находятся в меню Данные.Реализуются фильтры в двух вариантах:
С помощью команды автофильтр на один столбец можно наложить до двух условий. Расширенный фильтр используется для формирования трёх и более условий.
MS Excel: Редактирование содержания ячеек, изменение формата ячейки, столбца, строки, листа. Удаление столбцов, строк. Копирование ячеек, столбцов, строк. Ссылки- абсолютные, относительные и смешанные.
Редактирование содержимого ячейки может осуществляться либо в ячейке, либо в строке формул. Режимы Ввод и Правка показываются в строке состояния.
Для редактирования следует дважды щелкнуть в ячейке, которую нужно отредактировать, или щелкнуть в строке формул.
Указатель мыши может быть использован для перемещения в место редактирования. Кроме того, в режиме редактирования могут использоваться следующие клавиши:
| Клавиша | Действие |
| F2 | Активизация режима редактирования |
| → | Перемещение вправо на один символ |
| ← | Перемещение влево на один символ |
| End | Перемещение в конец символьной строки |
| Home | Перемещение в начало символьной строки |
| Ctrl + → | Перемещение на одно слово вправо |
| Ctrl + ← | Перемещение на одно слово влево |
| Delete | Удаление символа справа от места вставки |
| Backspace | Удаление символа слева от места вставки |
| E n ter | Ввод отредактированной информации в ячейку |
| Esc | Отмена любых изменений содержимого ячейки |
Форматирование ячеек
Панель форматирования обеспечивает быстрый доступ ко многим наиболее часто применяемым командам и опциям форматирования. Для реализации других возможностей Excel следует обратиться к окну Format Cells (Формат ячеек), доступ к которому осуществляется через команду Cells (Ячейки) меню Format (Формат). Средства форматирования распределены по группам, которые находятся на различных вкладках окна Format Cells (Формат ячеек). Рассмотрим их подробнее.
Форматы чисел.
Если Вы вводите в ячейку число, Excel присваивает ему общий формат. Но Вы можете сами подобрать формат, поместив рядом с числом определенный символ. Например, знак процента, введенный после цифр говорит о том, что число должно быть умножено на 100 и представлено в виде процентного соотношения.
Чтобы задать формат, воспользуйтесь вкладкой Number (Число):
1. Из списка Category (Числовые форматы) выберите формат, который хотите применить к выделенным ячейкам.
2. Уточните параметры формата, если это необходимо.
3. Щелкните на клавише OK.
Кроме встроенных форматов представления данных, пользователь может определить свой собственный формат. Для этого:
1. Из списка Category (Числовые форматы) выберите Custom (все форматы).
2. В списке Type (Тип) выберите формат, который подходит Вам больше всего и внесите необходимые изменения в код формата.
3. Щелкните на клавише OK.
Код формата состоит из четырех секций, отделяемых точкой с запятой. Первая секция служит для определения положительных чисел, вторая — отрицательных, третья — для определения формата нулевых значений. Четвертая секция — текстовая. Если какой-либо текст всегда должен отображаться в ячейке, введите его в двойных кавычках. Например, формат 0;[красный]0;;@"-калькуляция" говорит о том, что:
· положительные числа должны отображаться в том виде, в котором они введены;
· отрицательные числа тоже должны отображаться так, как их вводили, но красного цвета и без знака "-";
· нулевые значения отображать не надо;
· строка "-калькуляция" должна добавляться к вводимому тексту.
Выравнивание
По умолчанию Microsoft Excel выравнивает данные следующим образом: числа выравниваются по правому краю, текст — по левому, логические значения — по центру. Если Вы хотите, чтобы информация в ячейках располагалась по-другому, воспользуйтесь вкладкой Allignment (Выравнивание).
Здесь Вы можете выбрать выравнивание по горизонтали (Horizontal) и по вертикали (Vertical). Если в ячейке имеется достаточно длинный заголовок столбца или строки, а Вы хотите расположить его в несколько строк, то нужно осуществить автоматический перенос при выходе текста за пределы видимой части ячейки. Для этого установите флажок Wrap text (переносить по словам). Если этот флажок не установлен, можно включить опцию автоматического подбора размеров символов шрифта для того, чтобы содержимое ячейки умещалось в столбце (Shrink to fit (автоподбор ширины)). Здесь же Вы можете объединить выделенные ячейки, установив флажок Merge Cells (объединение ячеек).
Если текст в ячейке должен располагаться негоризонтально, выберите Orientation (Ориентацию).
Шрифт и обрамление
Выберите подходящий шрифт, воспользовавшись вкладкой Font (Шрифт). Для установки границ в выделенном диапазоне используется вкладка Border (Граница).
Узоры и затенение
Для оформления выделенных ячеек цветом или узором воспользуйтесь вкладкой Patterns (Вид)
· Из палитры Color (Цвет) выберите цвет заполнения.
· Из раскрывающейся палитры в поле Pattern (Узор) выберите вариант штриховки или затенения. Здесь можно выбрать и цвет, сделав тем самым штриховку цветной.
Защита
В Microsoft Excel 97 предусмотрена защита рабочих листов от несанкционированного доступа, которая позволяет заблокировать каждую ячейку листа. После установки защиты в рабочем листе ничего нельзя будет изменить до тех пор, пока она не будет снята. Иногда возникает необходимость оставить в защищенном рабочем листе несколько ячеек или диапазонов незащищенными. Самая простая причина — разрешить заполнение данными защищенных бланков. Перед тем как защитить рабочий лист, следует зафиксировать неблокируемые ячейки. Для этого достаточно снять флажок Locked (Защищаемая ячейка) на вкладке Protection (Защита).
Можно полностью закрыть доступ к некоторым частям защищенного рабочего листа. Ценные формулы, например, могут быть защищены от просмотра путем включения опции Hidden (Скрыть) на этой же вкладке. После активизации защиты рабочего листа соответствующие формулы станут невидимыми.
Форматы по образцу.
Если Вы хотите отформатировать диапазон так же, как какая-либо ячейка, Вы можете применить Format Painter (Формат по образцу). При выполнении этой операции копируются только форматы выделенной ячейки, а содержимое не затрагивается. Порядок выполнения операции копирования формата следующий:
1. Выделите фрагмент, отформатированный надлежащим образом, после чего щелкните на кнопке Format Painter (Формат по образцу). Указатель мыши при этом превратится в маленькую кисть.
2. Выделите ячейку или диапазон, на которые Вы хотите распространить выбранный формат. Отпустите кнопку мыши и выделенное пространство "заполнится" этим форматом.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Excel
�� В этом разделе мы на примерах разбираем сложные айтишные термины. Если вы хотите почитать вдохновляющие и честные истории о карьере в IT, переходите в другие разделы.
Microsoft Excel — программа, позволяющая работать с электронными таблицами. Можно собирать, преобразовывать и анализировать данные, проводить визуализацию информации, автоматизировать вычисления и выполнять еще ряд полезных и необходимых в работе задач.
Изучение возможностей Excel может быть полезно в рамках практически любой профессии и сферы деятельности, от работников продаж до бухгалтеров и экономистов.
Возможности Microsoft Excel
Работа с формулами и числовыми данными
Excel может выполнять практически всё: от простых операций вроде сложения, вычитания, умножения и деления до составления бюджетов крупных компаний.
Работа с текстом
Несмотря на то что некоторые возможности Word в Excel неприменимы, программа очень часто является базовой для составления отчетов.
Выяснить, какой товар и в какое время больше покупают. Посчитать юнит-экономику. Оценить окупаемость рекламной кампании. Аналитики данных могут все это и даже больше. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.
Организация баз данных
Excel — табличный редактор, поэтому систематизация больших архивов не является для него проблемой. Кроме того, благодаря перекрестным ссылкам можно связать между собой различные листы и книги.
Построение графиков и диаграмм
Для создания отчетов очень часто требуется их визуальное представление. В современных версиях Excel можно создать диаграммы и графики любого типа, настроив их по своему усмотрению.
Создание рисунков
С помощью настройки графических объектов, встроенных в программу, можно создавать двухмерные и трехмерные рисунки.
Автоматизация стандартных задач
Excel обладает функцией записи макросов, которые облегчают работу с однотипными действиями. Под любой макрос можно создать отдельную кнопку на рабочей панели или установить сочетание горячих клавиш.
Импорт и экспорт данных
Для создания масштабных отчетов можно загружать данные различных типов со сторонних ресурсов.
Собственный язык программирования
Язык программирования Visual Basic позволяет сделать работу в программе максимально удобной. Большое количество встроенных функций помогают сделать таблицы интерактивными, что упрощает восприятие.
Интерфейс Excel
В настоящий момент самой современной, 16-й версией программы является Excel 2019. Обновления, появляющиеся с каждой новой версией, касаются прежде всего новых формул и функций. Начальный рабочий стол с версии 2007 года претерпел мало изменений.
По умолчанию в каждой книге присутствует один лист (в ранних версиях — три листа). Количество листов, которые можно создавать в одной книге, ограничено только возможностями оперативной памяти компьютера. Поле Excel представляет собой таблицу из ячеек. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, образованный пересечением строк и столбцов. Всего в Excel 1 048 576 строк и 16 384 столбца, что дает 2 147 483 648 ячеек. Над полем с ячейками находится строка функций, в которой отображаются данные, внесенные в ячейки или формулы. Также в программе есть несколько вкладок, которые мы разберем подробнее.
«Файл». С помощью этой вкладки можно отправить документы на печать, установить параметры работы в программе и сделать другие базовые настройки.
«Главная». Здесь располагается основной набор функций: возможность смены параметров шрифта, сортировка данных, простейшие формулы и правила условного форматирования.
«Вставка». Вкладка предназначена для добавления графических элементов на лист. Пользователь может как добавить обычные рисунки и фотографии, так и создать 2D- и 3D-объекты через конструктор. Кроме того, один из самых важных разделов программы — графики и диаграммы — также находится здесь.
«Разметка страницы». Здесь пользователь может менять формат итогового файла, работать с темой и подложкой.
«Формулы». Все формулы и функции, с которыми пользователь может работать в программе, собраны в этой вкладке и рассортированы по соответствующим разделам.
«Данные». Вкладка помогает с фильтрацией текстовых и числовых значений в таблицах, позволяет импортировать данные из других источников.
«Рецензирование». Здесь можно оставлять примечания к ячейкам, а также устанавливать защиту листа и всей книги.
«Вид». На этой вкладке можно добавлять или убирать сетку таблицы, масштабировать значения, закреплять группы данных в таблицах.
«Разработчик». Дополнительная вкладка, которая не включена по умолчанию. Позволяет работать с Visual Basic, создавать новые макросы и запускать уже имеющиеся.
Выяснить, какой товар и в какое время больше покупают. Посчитать юнит-экономику. Оценить окупаемость рекламной кампании. Аналитики данных могут все это и даже больше. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.
Форматы файлов
Для Excel существует несколько форматов готовых файлов, которые определяют возможности книги:
- .xlsx — стандартная рабочая книга. Пришла на смену бинарному формату .xls с версии 2007 года;
- .xlsm — рабочая книга, позволяющая работать с макросами;
- .xlsb — рабочая книга, использующая бинарный формат, но одновременно и поддерживающая макросы. Обычно используется при работе с большими таблицами;
- .xltm — шаблон-основа для рабочих книг. Имеется поддержка макросов;
- .xlam — надстройка, созданная для добавления дополнительного функционала.
Нужно учитывать, что некоторые формулы и функции из новых версий могут не работать в старых.
Стандартные операции с ячейками
Активной считается ячейка, которая имеет черную рамку выделения с квадратом в правом нижнем углу. Чтобы вносить данные в ячейку, не обязательно делать по ней дополнительные клики мышью. Вносить данные можно как непосредственно в ячейку, так и через строку формул. При перемещении курсора с помощью клавиш-стрелок активной становится соседняя ячейка, текст в предыдущей сохраняется. Чтобы изменить уже имеющийся текст, необходимо дважды кликнуть по ячейке или внести правки через строку формул.
При двойном клике по черному квадрату в правом нижнем углу текстовые данные протянутся до нижнего края созданной таблицы. Если выделить диапазон с последовательными значениями (числа, даты, дни недели), они автоматически пересчитаются в сторону увеличения, заполнив столбец до нижнего края таблицы. Те же операции можно проделать и вручную, протянув за квадрат в нижнем правом углу. В этом случае пользователь самостоятельно определяет границы заполнения.
Чтобы выделить несколько ячеек одновременно, нужно зажать клавишу Ctrl и выбрать нужные ячейки или диапазоны ячеек. Ту же самую операцию можно проделать со строками и столбцами, выделяя необходимое их количество.
Excel автоматически суммирует значения в ячейках, показывая результат в правом нижнем углу листа. Также пользователю предлагаются средние значения данных и общее количество заполненных ячеек.
Ширину столбцов и высоту строк можно менять как вручную, передвигая край столбца/строки, так и нажав правую клавишу мыши и выбрав меню «Ширина столбца (высота строки)». По умолчанию значение ширины указывает на количество символов текущего размера шрифта, которые могут разместиться в ячейке, а значение высоты — на максимально возможный размер шрифта для этой строки.
Ячейки можно объединять с помощью соответствующего меню на вкладке «Главная». Всего существует три варианта объединения:
- объединить и поместить в центре;
- объединить по строкам;
- объединить ячейки.
Следует помнить, что при объединении может нарушаться сортировка данных в таблицах, а также могут некорректно считаться формулы.
Работа с формулами Excel
Главная функция программы — возможность подсчета значений с помощью встроенных формул и функций. Среди них есть простые, позволяющие подсчитать сумму в диапазоне, среднее значение в диапазоне, количество заполненных ячеек и т.д. Есть и более сложные, способные вычислять количество дней между разными датами (в т.ч. рабочих), максимальные и минимальные значения в диапазоне. Работа с функциями и формулами также напрямую зависит от формата ячеек. По умолчанию для всех ячеек установлен общий формат, позволяющий работать как с числовыми, так и с текстовыми данными. Но для более сложной работы он может быть заменен на числовой, процентный, дату, денежный, финансовый, дробный и т.д.
Формула вводится либо через строку функций над таблицей, либо в самой ячейке при двойном клике. В начале функции обязательно должен стоять знак «=». После этого при вводе названия функции появляется помощник, который предлагает выбрать функции из списка. Разберем это на примере формулы средней сложности «СЧЕТЕСЛИ».
В скобках после функции будут прописаны условия, по которым формула будет проводить вычислениях. Подсказка указывает на то, что потребуется задать диапазон вычислений и критерий, по которому они будут производиться.
Например, нам необходимо подсчитать количество букв «А» в указанном диапазоне:
Выделяем диапазон, отмечаем первое условие с помощью знака «;»
Далее выделяем критерий. Его можно прописать вручную, заключив в кавычки; можно выделить ячейку, в которой этот критерий прописан.
Закрываем скобку, потому что все условия указаны, и нажимаем Enter.
В ячейке C1 получаем ответ: в шести ячейках нашей таблицы написана буква «А».
В случае ошибки в формулах в ячейке будет прописано «#ДЕЛ/0!». В этом случае необходимо перепроверить формулу на предмет неточностей и на корректность.
Excel может проводить вычисления не только на активном листе. Для этого при вводе формулы через строку функций нужно перейти на нужный лист и указать ячейку, с которой нужно провести расчет. При протягивании формул автоматически подтянутся и адреса всех ячеек. Чтобы этого не произошло и формулы были подсчитаны корректно, можно закрепить нужную ячейку, выделив ее адрес и нажав клавишу F4. Формат адреса будет выглядеть так: $A$1.
Выяснить, какой товар и в какое время больше покупают. Посчитать юнит-экономику. Оценить окупаемость рекламной кампании. Аналитики данных могут все это и даже больше. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.
Зачем нужен Excel
Изучив возможности приложения, можно сделать вывод, что оно подходит для экономистов и бухгалтер.
- работать с различными типами данных;
- выполнять расчеты;
- организовывать дневники и журналы;
- хранить информацию;
- составлять отчеты;
- строить графики и диаграммы;
- создавать схемы и рисунки;
- организовывать списки и базы данных;
- импортировать и экспортировать информацию;
- автоматизировать однотипные действия;
- создавать панели управления;
- находить решение математических задач и уравнений;
- вести семейный бюджет;
- программировать на встроенном языке VBA и т.д.
