Забалансовые счета в бухгалтерском учете: что это такое и для чего они нужны
При участии Наталья Никитченко
На забалансовых счетах бухгалтеры сводят информацию об активах и обязательствах, которые нельзя показать в балансе. Это имущество, находящееся в ООО, но принадлежащее другой компании. А также списанные долги, самортизированные ОС, малоценные объекты и проч. Расскажем, как правильно создать проводки с учетом последних изменений в правилах бухучета.
Что такое забалансовый счет
Это вспомогательный счет, остаток на котором не отражается в балансе — ни в активе, ни в пассиве.
Зачем нужны забалансовые счета (ЗС)? Чтобы учитывать ценности, которые не принадлежат организации, но временно находятся у нее. Примеры:
- арендованные основные средства;
- имущество, взятое на ответственное хранение.
Кроме того, на ЗС ведется учет условных прав и обязательств (Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета; утв. приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н).
Условными называют обязательства, наличие которых зависит от того, наступит ли в будущем некое событие. Причем, сама компания это событие не контролирует (п. 9 ПБУ 8/2010). Для понятия «условные права» определения в законодательстве нет. Но по аналогии можно предположить, что существование таких прав зависит от будущих событий: исхода судебного процесса, гарантийных случаев и т.д.
Для чего нужны забалансовые счета
Приведем список самых популярных целей использования ЗС.
- Контроль поступления и движения имущества, находящегося в ООО, но принадлежащего другим собственникам: арендодателю, комитенту, давальцу и проч.
- Контроль сохранности не выведенных из эксплуатации объектов, чья стоимость полностью списана на расходы: самортизированных ОС, малоценных предметов и проч.
- Отслеживание списанной дебиторской задолженности (цель — дать оценку возможности ее взыскания).
- Отражение хозяйственных операций в управленческом учете.
Узнать, сколько налогов заплатил контрагент и проверить его финансовое состояние можно в сервисе «Контур.Фокус» Подключиться к сервису
Виды забалансовых счетов и их учет
Счет 001 «Арендованные основные средства»
Арендаторам и лизингополучателям следует принять во внимание особенности, связанные с применением ФСБУ 25/2018.
Во-первых, при лизинге нельзя использовать ЗС 001, если лизингополучатель планирует получить арендованный объект в собственность. В этом случае имущество необходимо показать на балансовом счете 01 субсчете «Право пользования активом» (см. « Бухгалтерский и налоговый учет лизинговых операций »).
Во-вторых, использование ЗС 001 под запретом, если арендатор собирается передать имущество в субаренду (в такой ситуации нужен счет 01).
В-третьих, имущество можно отражать на забалансе (а не на счете 01), только если выполняется хотя бы одно из условий:
- срок аренды объекта не более 12 месяцев;
- рыночная стоимость (без учета износа) не более 300 тыс. руб.;
- арендатор вправе применять упрощенные способы ведения бухучета.
Вести налоговый и бухгалтерский учет основных средств по актуальным правилам Попробовать бесплатно
Счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
Его используют для отражения информации по ТМЦ, которые хранятся на территории организации, но по какой-либо причине принадлежат ее контрагенту.
Поставщик отгрузил покупателю партию товара. По условиям договора переход права собственности происходит после оплаты.
До момента, пока нужная сумма не поступит на счет покупателя, продавец будет показывать товар на счете 45 «Товары отгруженные». А покупатель — на ЗС 002.
Покупатель полностью рассчитался за товар, и согласно договору получил право собственности на него. Но из-за поломки транспорта не сумел вовремя забрать груз со склада поставщика. До тех пор, пока товар не будет вывезен, поставщик отражает его на ЗС 002.
Счет 006 «Бланки строгой отчетности»
Этот ЗС предназначен для бумажных БСО: квитанций, абонементов, дипломов и проч.
В наше время бланки строгой отчетности все чаще оформляют в электронном виде. Поскольку у таких БСО нет материального носителя, учитывать их за балансом не нужно.
Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой Подать заявку
Счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»
Случается, что ООО списывает в расходы безнадежную «дебиторку», но компания-дебитор не ликвидирована и продолжает работать. Такое, в частности, возможно, когда в отношении долга истек срок исковой давности (см. « Безнадежная дебиторская задолженность: списание, проводки, бухгалтерский и налоговый учет »).
При подобных обстоятельствах есть шанс, что контрагент все же вернет деньги. Такую «дебиторку» необходимо учитывать на ЗС 007 в течение 5-ти лет с момента списания. Об этом сказано в инструкции по применению плана счетов.
Проверить себя или контрагента по санкционным спискам Проверить бесплатно
Перечень других забалансовых счетов приведем в таблице.
Какие еще счета используются для внебалансового учета
Наименование ЗС
Как применять
Как вести аналитику
003 «Материалы, принятые в переработку»
Переработчик отражает на нем давальческое сырье (то есть материалы, принадлежащие заказчику)
По давальцам, видам и сортам материалов, местам их нахождения
004 «Товары, принятые на комиссию»
Предназначен для посредников: комиссионеров и агентов. На нем показывают продукцию, принадлежащую комитентам и принципалам, но находящуюся у посредника
По видам товара и собственникам (по комитентам, принципалам)
005 «Оборудование, принятое для монтажа»
Подрядчик отражает на нем оборудование заказчика, принятое для монтажа
По отдельным объектам или агрегатам
008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»
Его используют ООО, отгрузившие другим лицам товар и получившие под него обеспечение. Также на нем учитывают гарантии, полученные в обеспечение исполнения обязательств и платежей
По каждому полученному обеспечению
009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные»
Предназначен для обобщения информации о выданных гарантиях
По каждому выданному обеспечению
010 «Износ основных средств»
Используется для отражения износа по объектам жилищного фонда и внешнего благоустройства, введенным в эксплуатацию в 2005 году и ранее (с 2006 года по таким объектам начисляют амортизацию и учитывают на балансовых счетах)
По каждому объекту
011 «Основные средства, сданные в аренду»
Арендодатель показывает на нем переданное в аренду имущество, если по договору оно учитывается на балансе арендатора.
Согласно ФСБУ 25/2018, такой порядок возможен только в случае операционной аренды (при неоперационной необходим счет 01)
По объектам и по арендаторам
Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно
Где отразить списанное имущество, находящееся в эксплуатации? Отдельного ЗС для этого не предусмотрено. Компания вправе ввести и утвердить в учетной политике новый забалансовый счет, например с номером 012. Есть и другой вариант: открыть соответствующий субсчет к ЗС 002.
Особенности учета на ЗС
Главный отличительный признак — отсутствие двойной записи при ведении ЗС. Это значит, что хозяйственная операция отражается по простой системе: в проводке задействован либо дебет, либо кредит. Корреспонденции с другим счетом нет.
Остатки на ЗС не попадают в баланс, движение по ним не показывают в отчете о финансовых результатах и других формах бухотчетности. Единственное, где фигурирует такая информация — это пояснения.
Отказаться от ведения забаланса нельзя. Практика показывает, что налоговики во время проверки часто требуют соответствующие регистры. А аудиторы при отсутствии учета на ЗС не выдают положительное заключение.
Операции с забалансовыми счетами
Таких операций всего две.
- Появление объекта учета. Его всегда проводят по дебету, независимо от того, актив это или обязательство.
- Выбытие объекта учета. Его всегда проводят по кредиту.
В конце года по каждому ЗС нужно провести инвентаризацию.
Коммерческая организация ООО «Аист» списала «дебиторку» в сумме 200 000 руб. в связи с истечением срока исковой давности. В день списания бухгалтер создал проводку:
ДЕБЕТ 007
– 200 000 руб. — отражена списанная дебиторская задолженность.
Через год бизнес-партнер частично погасил долг, перечислив «Аисту» 50 000 руб. Была сделана проводка:
КРЕДИТ 007
— 50 000 руб. — уменьшена сумма списанной «дебиторки».
По истечении 5-ти лет с даты списания долга создана проводка:
КРЕДИТ 007
— 150 000 руб. (200 000 — 50 000) — учет списанной «дебиторки» прекращен.
Забалансовые счета
Есть мнение, что забалансовые счета бухучета можно не вести без всяких последствий. Но это не так: сведения об имуществе и обязательствах компании станут неполными, и аудиторы выскажут свои претензии. Расскажем, зачем нужны забалансовые счета в бухучете и что на них отражают.
Есть мнение, что забалансовые счета бухучета можно не вести без всяких последствий. Но это не так: сведения об имуществе и обязательствах компании станут неполными, и аудиторы выскажут свои претензии. Расскажем, зачем нужны забалансовые счета в бухучете и что на них отражают.
Для чего в учете забалансовые счета
Забалансовые счета — вспомогательные. Остатки с этих счетов не включаются в баланс и отражаются за балансом, отсюда их название. Здесь учитывается имущество, которым компания пользуется, но не владеет. Это имущество временно находится в обороте компании и предоставлено на основании конкретного договора. Это может быть арендованное помещение или оборудование, переданные под ответственное хранение ценности, сырье для переработки.
Самое главное — забалансовые счета позволяют достоверно и полно отразить сведения о работе организации и ее имуществе. Поэтому забалансовый учет важен и для контролирующих органов: скажем, если компания не ведет его, вряд ли аудитор даст положительное заключение после проверки, да и от налоговой можно ждать санкций.
Сведения об активах, которые учитывают на забалансовых счетах, будут полезны самому предпринимателю для управленческого учета и планирования. А еще они многое могут объяснить инспекторам при проверке: например, если вы арендуете основные средства и отражаете их на счете 001, то к вам будет меньше вопросов по поводу трат на их обслуживание.
Как учитывают имущество за балансом
Учет на забалансовых счетах ведут по упрощенной схеме — без двойной записи. Счета за балансом выглядят как таблица с двумя столбцами: один для отражения дебета, другой — кредита, одинаковую сумму в них можно не прописывать.
- В столбце по дебету прописывают приход: получение объектов, выдачу или получение обеспечений.
- В столбце по кредиту прописывают расход: выбытие объекта или прекращение обеспечения.
Как и на обычных счетах, на забалансовых компания ставит на учет и списывает ценности. Возможна и продажа забалансового имущества: тогда его прописывают в кредите соответствующего забалансового счета, а полученные деньги отражают как доходы от реализации и добавляют НДС. Этот доход попадет в базу налога на прибыль. При этом начальную стоимость актива, которую учитывали при вводе в эксплуатацию, не отражают в учете, чтобы не искажать финансовые результаты.
Какое имущество отражают за балансом
Закон вводит 11 забалансовых счетов. Но если компании не хватает этого списка, она может открыть новые счета или субсчета, прописав это в учетной политике.
Инструкция по работе с забалансовыми счетами утверждена Минфином РФ от 31.10.2000 №94н. Согласно этому документу, забалансовые счета разделяют на три группы:
- по учету чужого имущества;
- по учету обеспечений;
- по учету иного имущества.
Рассмотрим каждую группу.
Забалансовые счета для учета чужого имущества
Если компания распоряжается имуществом, которое ей не принадлежит, его отражают на счетах этой группы. Например, на счете 001 — основные средства, взятые в аренду. На счете 002 — ценности, принятые на ответственное хранение. На счете 004 — продукция, взятая на комиссию.
Обычно сложности при работе с таким имуществом связаны с тем, что бухгалтер не знает о стоимости активов, которыми не владеет компания. А значит непонятно, по какой стоимости принимать их к учету. Эту проблему можно решить разными способами:
- уточнить стоимость актива у владельца — при аренде или передаче в безвозмездное пользование;
- воспользоваться независимой оценкой и получить заверение оценщика (правда этот способ может оказаться дорогостоящим) или узнать стоимость в бюро технической инвентаризации, если это возможно;
- отражать активы в условной или количественной оценке — обычно это делают, когда стоимость нельзя выразить в денежной сумме, например, в случае с бланками строгой отчетности.
Важно только отразить выбранный способ в учетной политике компании.
Забалансовые счета для учета обеспечений
Вторая группа счетов нужна для учета залогов, задатков, поручительства, банковских гарантий и пр. Снова встает вопрос, какую стоимость назначить обеспечению? Например, компания учитывает за балансом залог, какую стоимость ему назначить — стоимость заложенного актива или размер платежа залогодателя? Эти суммы не всегда равны, и чаще обеспечение отражают по стоимости заложенного актива. Тогда если залогодатель не выполнит обязательство, держатель залога возместит свой убыток из стоимости заложенного имущества.
При получении обеспечения бухгалтер делает запись в учете: Дт 008 (отражается стоимость полученного обеспечения. При погашении долга бухгалтер делает запись: Кт 008 (списывается целиком или частично стоимость погашенного обеспечения).
Забалансовые счета для иного имущества
На счетах этой группы отражают имущество, которым компания владеет, но его важно учитывать отдельно. Это могут быть простаивающие, малоценные или законсервированные объекты, спецодежда, спецоснастка, давальческие материалы.
Давальческие материалы. Если компания производит продукцию из материалов, которые предоставил собственник (давалец), то нужно учитывать отдельно сами материалы и продукцию, изготовленную из них. Для этого используют счет 003, оценивают имущество согласно договору. Результат работы передают заказчику сам по себе или вместе с отходами производства.
Спецодежда и спецоснастка. Если специальная одежда и оснастка переданы компании в распоряжение или пользование, их принимают на забалансовый счет “Спецоснастка, переданная в эксплуатацию” (п. 23 Методических указаний по бухучету специального инструмента, приспособлений, оборудования и одежды, утверждены приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н). А выдачу и возврат одежды или оснастки фиксируйте в личной карточке учета выдачи средств индзащиты.
Инвентаризация забалансовых счетов
Если компания проводит инвентаризацию имущества и обязательств — например, при составлении годовой бухотчетности — нужно инвентаризировать и забалансовое имущество.
Для этого придется оформлять отдельные ведомости для сличения (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации, утверждены приказом Минфина РФ 13.06.1995 № 49). В остальном процесс не отличается от обычной инвентаризации. По результатам все участники комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационные акты.
Если выявлена недостача имущества, принятого на комиссию, или давальческого сырья, компания возмещает собственнику недостачу, при этом сумму убытков отражают среди прочих расходов.
Если обнаружены излишки забалансового имущества, их можно принять на баланс среди прочих доходов. Или, например, держать избыток товаров, принятых на комиссию, на забалансовом счете 002 “ТМЦ, принятые на ответственное хранение”, пока комитент не примет решение по поводу излишка товаров.
Данные забалансовых счетов в отчетности
Сведения забалансового учета включают в состав бухотчетности — в пояснения к бухбалансу и отчету о финансовых результатах. Указывают стоимость арендованных основных средств, суммы обеспечений (приложение № 3 к приказу Минфина РФ 2.07.2010 № 66н). Также в пояснения можно внести забалансовое имущество в условной и количественной форме.
Ведите учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия: простой учет, возможность добавлять счета бухучета, готовая учетная политика, зарплатный блок, отчетность через интернет. Все новички получают бесплатный тестовый период две недели.