Что такое эдо и как это работает в 1с

1С-ЭДО — бесконтактный способ передачи документов контрагентам

Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.

Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.

Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).

На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.

При первом получении новой позиции номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать в вашем справочнике номенклатуры. В дальнейшем она будет сопоставляться автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса 1С:Номенклатура .

Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик.

Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:

• автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
• удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку — все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через 1С-Отчетность . Опись при этом формируется автоматически;
• настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами ряда крупных операторов ЭДО доступен автоматический роуминг. Это означает, что нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга, приглашение к обмену отправляется к такому контрагенту в один клик.

Как начать использовать 1С-ЭДО

Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.

Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:

• «1C:Управление нашей фирмой 8»;
• «1С:Розница 8», ред. 2 (в т. ч. базовая);
• «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
• «1C:Управление холдингом 8»;
• «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11 (в т. ч. базовые);
• «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 2.0;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0;
• «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8»;
• «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО»;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
• «1С:ERP. Управление холдингом»;
• «1С:Садовод» (в т. ч. базовая).

Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу «1С:Клиент ЭДО» .

Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям облачных решений .

Можно использовать ту электронную подпись, с которой вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это — в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.

Если подписи нет, то из помощника подключения можно сформировать и отправить заявление на сертификат электронной подписи с помощью сервиса 1С:Подпись .

Сколько стоит 1С-ЭДО

Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО» (подробнее об основных видах договоров 1С:ИТС и пакетах сервисов см. на Портале 1С:ИТС ).

Теперь это не нужно, и для вас бесплатно:

• регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
• приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
• входящие документы от контрагентов;
• до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
• возможность обмена документами в роуминге;
• получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
• консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.

Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. Таким образом, если вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для вас будет полностью бесплатным. Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 руб.

Применяется следующий алгоритм расчета:

• каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами, составляют один комплект документов;
• отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: два электронных документа составляют один комплект документов.

К кому обращаться за консультацией

Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости на сайте сервиса 1С-ЭДО можно выбрать рекомендованного партнера и оставить заявку на подключение к ЭДО.

Для более легкого освоения функционала сервиса команда 1С-ЭДО запустила серию видеороликов.

Видео вы сможете найти на сайте 1С-ЭДО в разделе «Техподдержка» и на Youtube канале Учебного центра 1С. Рекомендуем подписаться на обновления канала, количество роликов будет регулярно пополняться.

Что такое ЭДО в 1С?

ЭДО в 1С — это сервис, позволяющий прямо из вашей 1С выполнять обмен электронными документами с контрагентами, сохраняя правовую и юридическую ценность.

1С:ЭДО — решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами прямо из 1С, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (Калуга Астрал и Такском).

ЭДО в 1С является полной альтернативой бумажному документообороту между контрагентами. Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию.

Для электронных документов реализована возможность использования электронной подписи, что позволяет контрагентам обмениваться юридически значимыми документами и зашифровывать передаваемые данные.

Обмен электронными документами предполагает четыре этапа:

• включение обмена электронными документами;
• создания профиля для электронного документооборота;
• присоединение контрагента к электронному документообороту;
• отправка и получение электронных документов.

Работает в программах:

• 1C:Управление нашей фирмой;
• 1С:Розница, ред. 2 (в т.ч. базовая);
• 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые);
• 1C:Управление холдингом;
• 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые);
• 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.0;
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0;
• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации;
• 1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО;
• 1С:Управление производственным предприятием;
• 1C:ERP Управление предприятием 2.0;
• 1С:ERP. Управление холдингом;
• 1С:Садовод (в т.ч. базовая);
• 1С:Касса;
• 1С:Клиент ЭДО, ред. 2.

Интерфейс Текущие дела ЭДО

В программе есть специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Интерфейс раздела «Текущие дела ЭДО» служит для формирования, отправки, массовой отправки, подписания, утверждения, приема приглашений, перенаправления на другого пользователя и т.д.

1С-ЭДО. Что это и зачем нужно всем нам

Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Сервис 1С-ЭДО был разработан для обмена первичными документами, но на данный момент его возможности стали более широкими. При помощи возможностей телекоммуникации вы можете отправлять, а также принимать любой формат документов в электронном виде. Будь то счет, договор или акт сверки.

Удобство сервиса:

Во-первых, это сказывается на скорости получения документов.

Во-вторых, Вам не нужно тратиться на почту России или отправлять документы курьерской доставкой. Давайте сравним:

Отправить письмо Почтой России – от 23₽ за письмо

Отправить письмо курьером – от 200₽

Стоимость одного письма отправленного через 1С-ЭДО – 2,50₽

Сервис 1С-ЭДО дает Вам возможность отправлять документы напрямую со своего рабочего места, всего за 3000₽ в год!

В-третьих, Вам не придется привлекать к работе другого сотрудника. Снижаются затраты на услуги сторонних организаций и снижаются временные затраты (кого-то попросить отправить, переслать, напомнить).

Кроме того, пользователям программ 1С, заключившим договор регулярного сопровождения с «Софт-Юнион», не нужно никаких финансовых вложений. Настройка и подключение данного сервиса в рамках договора регулярного сопровождения предоставляются абсолютно бесплатно.

Уделим пару слов техническим аспектам:

Как это выглядит в программе: Все происходит в той программе 1С, в которой вы привыкли работать. Обмен двусторонний – это значит, что вы можете отправлять документы и Ваши контрагенты могут присылать Вам документы в ответ. Вам не нужно выгружать эти документы в какие-то сторонние сервисы, не нужно тратить действия на дополнительные манипуляции (выгрузить/загрузить на стороннем софте).

Рассмотрим ситуацию на примере отправителя:

После настройки сервиса в документах «реализация/акт» будет доступна кнопка «ЭДО» по который вы сможете подписать и отправить данный документ, а также просмотреть его в электронном виде.

Рассмотрим ситуацию на примере получателя:

Такой же порядок действий и в обратной ситуации. Если вы покупатель, которому поставщик отправил документы по ЭДО, то в документах поступления будет аналогичная кнопка, по которой вы сможете перейти в ЭДО и проверить всю информацию.

Несколько слов о безопасности обмена:

Сразу возникает вопрос, где хранятся документы? Где Вы их можете найти позднее?

Все электронные документы хранятся в Вашей базе “1С: Предприятие”. Если вы на обслуживании у сопровождающей вас компании, то в обязательном порядке делаются резервные копии баз, соответственно сохранность документов таким образом гарантирована.

Также часто задают вопрос «как быть, если нам нужно найти документ, а у нас нет света или не включается компьютер?» – Конечно же, электронный документ можно распечатать, при этом он будет содержать всю информацию: о присвоенном ему идентификаторе, о подписях, а также данную копию можно заверить, если это требуется, для предоставления в контролирующие органы или по требованию контрагента.

На данный момент существует несколько операторов, предоставляющих услуги пользования обмена электронными документами. Среди них:

• Калуга Астрал
• Такском
• Тензор
• Контур

Важно! В 1С-ЭДО уже настроен роуминг (возможность обмена между разными операторами электронного документооборота). Это происходит в автоматическом режиме, без заполнения дополнительных заявлений. Но тем не менее пока еще остаются операторы, которые просят предоставлять заявления для настройки роуминга. Заполнять этот бланк совершенно не сложно. Наша компания в рамках бесплатной ЛК с удовольствием поможет вам внести необходимые данные и помочь отправить письмо выбранному оператору. Как правило, настройка роуминга не занимает более 5 рабочих дней. После этого вы также сможете обмениваться с тем контрагентом, с которым есть потребность в обмене.

Работа с 1С:ЭДО: знакомство с функционалом блока

Документооборот играет важную роль для всех организаций. Любые хозяйственные операции должны отображаться документами о покупке, продаже, передаче, производства и так далее. Чтобы не путаться в большом количестве бумаг, разработчики 1С внедрили в программы 1С блок «Электронный документооборот».

Электронные документы имеют визуальный оттиск электронной цифровой подписи и по юридической значимости ничем не отличаются от бумажного документооборота.

Блок электронного документооборота реализован в большинстве типовых конфигураций, выпускаемых фирмой «1С»:

Преимущества ЭДО

1. Скорость передачи документов.

Обратите внимание: после отправки документа в электронном виде пользователю необходимо связаться с контрагентом, попросить его акцептировать документ на своей стороне. ЭДО встроен в базу, поэтому контрагент заходит в базу 1С и акцептирует в блоке ЭДО полученный документ.

1. Удобное хранение документов. Все документы хранятся в архиве ЭДО. Документ можно предоставить в налоговый орган электронно, выбрав его из базы и отправив для проверки в налоговую службу или по месту требования.
2. Ускорение ввода документов. Данные не вводятся вручную, что позволяет ускорить процесс заполнения документов.
3. Снижение затрат на офисную оргтехнику, ее обслуживание и расходные материалы.
4. Снижение рисков начисления пени и штрафов за ошибки в оформлении. Ввиду автоматического ввода данных, сокращается риск появления ошибок ручного ввода.
5. Повышение производительности труда бухгалтеров и операторов.
6. Автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов.

Механизм работы ЭДО

1. Продавец создает документ.
2. Документ приходит оператору по ЭДО.
3. Оператор дает отбивку, что документ получен, создавая подтверждение даты отправки.
4. Дата отправки, что документ был получен, приходит продавцу.
5. Покупателю уходит пакет электронных документов.
6. В базе продавца появляется надпись, что документ доставлен получателю.
7. Получатель со своей стороны либо акцептирует, либо отправляет на исправление документ, либо отправляет запрос на аннулирование, что его не устраивает этот документ.
8. Покупатель подписывает документ ЭЦП.
9. Подписанный документ через спецоператора уходит продавцу.
10. Все это укладывается в электронный архив.

Обратите внимание: электронные архивы хранятся в базе контрагента, у самого спецоператора связи документы не хранятся.

Устранение риска потери

Спецоператор связи не хранит документы организации. Он видит, что документ проходил, и может «протолкнуть» его в случае задержки, но открыть сам документ и посмотреть, что в нем находится, спецоператор связи не может. Документы хранятся только в базе контрагентов.

Чтобы надежно защитить все данные, мы рекомендуем вам систематически делать резервные копии по договору ИТС. Тогда риск потери будет минимальным.

Подключение ЭДО

Для подключения электронного документооборота нужен сертификат электронной цифровой подписи:

• Для руководителя. Сертификат электронной цифровой подписи выдает только федеральная налоговая служба.
• Для сотрудника. ЭЦП можно выпустить в сервисе «1С:Подпись».

Обратите внимание: в рамках договора ИТС выпуск ЭЦП для сотрудника производится бесплатно.

В ЭДО можно настроить маршрут подписания, если организации требуется подпись нескольких сотрудников:

• В хаотичном порядке. В таком случае порядок подписания каждым из сотрудников не важен.
• По порядку. В этом случае документ будет последовательно отправляться на согласование каждому сотруднику, стоящему в цепочке алгоритма.

Обратите внимание: по умолчанию в программе стоит маршрут «Подписывать одной подписью».

Шаги по подключению ЭДО

1. Переходим в регулирование обмена документами.
2. Проверяем в настройках подписи и шифрования наличие сертификата электронной цифровой подписи.
3. Раскрываем блок «Обмен с контрагентами» и переходим по ссылке «Учетные записи ЭДО».
4. Нажимаем «Создать».
5. Включается мастер.
6. Далее почти все данные проставляются автоматически.
7. Выбираем, для чего будет использоваться учетная запись — «Для целей ЭДО».
8. Нажимаем «Сохранить».
9. Автоматически выдается уникальный идентификатор участника обмена электронными документами, которым в дальнейшем пользователь будет обмениваться с контрагентами.
   • Базовый тариф договора ИТС позволяет отправлять 50 комплектов документов.
   • Тариф ПРОФ договора ИТС предоставляет возможность отправлять до 100 комплектов документов ежемесячно.

Обратите внимание: такие установки касаются только исходящих документов. Все входящие документы — бесплатные. Если лимит будет превышен, то пользователь платит по 10 рублей за каждый отправленный пакет при отправке документов.

Если организация ведет не одну организацию, а договор ИТС ПРОФ привязан к регистрационному номеру продукта, то можно настроить ЭДО для всех них, так как количество подключаемых к ЭДО фирм не регламентировано.

Обратите внимание: если подключить 5 организаций, то 100 документов будут распространяться на все 5 организаций.

Знакомство с сервисами

Сервис «1С:Облачный архив»

Этот сервис можно использовать для архивации. Пользователь задает расписание, когда архивировать данные. Архивы баз данных, выделенные на архивацию, будут попадать в папку «Мои архивы».

Сервис «1С:Предприятие через Интернет»

Ранее сервис назывался «1С:Фреш». В нем базы хранятся непосредственно на серверах 1С. Подключиться к ним можно с любого устройства, у которого есть выход в Интернет — планшет, смартфон, компьютер. Очень удобно, что пользователь может подключиться и работать в сервисе из любого места.

Обратите внимание: ЭЦП для ЭДО в «1С:Фреш» должна храниться на локальной машине или через тонкого клиента, чтобы отправлять и получать документы. Хранение подписи для целей электронного документооборота в Облаке запрещено законодательством.

Сервис «1С:Линк»

Сервис позволяет удаленно подключаться тем, кто не перешел в «1С:Предприятие через Интернет» и не перенес свои базы.

Если пользователь хочет удаленно подключаться к базе, то нужно поставить сервис «1С:Линк». Через этого агента пользователь задает некоторый адрес в Интернете, благодаря которому сможет попадать в базу и работать с ней.

Обратите внимание: пользователь может безвозмездно транслировать до двух баз в рамках ИТС.

Сервис «1С-Отчетность»

Данный сервис предоставляет возможность отправлять отчеты в контролирующие органы непосредственно из программных продуктов 1С.

Сервис «1С:Контрагент»

Сервис используется для автоматического заполнения реквизитов контрагентов и проверки юридических лиц. Пользователь может занести ИНН, тогда все остальные данные подтянутся автоматически.

Сервис «Отвечает аудитор»

Здесь находится более 340 справочных операций. Также пользователю доступен сайт разработчика 1СЭДО.ру. На закладке «Техподдержка» тоже много информации о том, как пользоваться, как приглашать, отправлять заявки.

«Инструкция по разработке» предназначена для программистов и системных администраторов — как базу переносить, обновлять, переставлять платформы, назначать пользователя и его права и тд. «Ответы аудиторов» дает возможность находить ответы на часто задаваемые вопросы, изменения в законодательстве и другое. Здесь также есть поисковая строка, по которой удобнее находить ключевые слова запроса.

Сервис «1С:Лекторий»

Здесь представлены лекции и расписание лекций. Те, у кого действует договор ИТС, могут зарегистрироваться на бесплатные лекции. У кого нет договора, лекции будут платные. Если лекции уже прошли, они сохраняются в архив видеозаписей.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С-Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.