Что такое сортировка данных в электронной таблице
Сортировка и поиск данных
Важной частью анализа данных является их сортировка. С помощью сортировки данные можно расположить по возрастанию или по убыванию содержимого ячеек (табл. 3); также можно организовать сортировку по цвету ячеек, цвету шрифта и некоторым другим параметрам.
Таблица. 3
Основные способы выполнения сортировки
Сортировка позволяет группировать в одном столбце или одной строке данные с одинаковыми значениями, в группах с одинаковыми значениями осуществлять последующую сортировку другого столбца или строки.
Результатом сортировки является удобная для восприятия форма представления данных, что позволяет быстрее находить необходимую информацию и в конечном счёте принимать более обдуманные решения.
В отличие от баз данных электронные таблицы позволяют сортировать данные в отдельном столбце. Сортировка по одному столбцу диапазона может привести к нежелательным результатам. Вспомните задачу о формировании школьной баскетбольной команды и подумайте, что получится, если отсортировать по возрастанию данные только в ячейках диапазона ВЗ:В8.
Пример 1 . В электронную таблицу занесены данные о ценах на бензин трёх марок (92, 95, 98) на заправочных станциях некоторого региона. Каждой заправке присвоен уникальный номер; всего имеются сведения о тысяче заправочных станций.
Требуется ответить на следующий вопрос: «Сколько заправочных станций региона продают бензин марки 92 по максимальной цене? ».
Для ответа на этот вопрос сначала нужно узнать максимальную цену на бензин марки 92. Сделать это можно следующим образом (рис. 9): 1) отсортировать таблицу по возрастанию по марке бензина; 2) при равных значениях марки бензина отсортировать таблицу по убыванию цены бензина.
Затем можно к диапазону ячеек с ценами на бензин марки 92 применить функцию СЧЁТЕСЛИ и с её помощью определить число заправочных станций, продающих бензин по максимальной цене.
Рис. 9. Окно Сортировка в электронных таблицах OpenOffice Calc
Поиск данных в электронных таблицах осуществляется с помощью фильтров, которые «не пропускают» на экран записи, не удовлетворяющие условиям поиска.
Например, к электронной таблице с информацией о заправочных станциях можно применить фильтр для поля «Марка бензина», состоящий из условия «=» со значением «92» (рис. 10).
Рис. 10. Фрагмент окна Стандартный фильтр в электронных таблицах OpenOffice Calc
В результате мы получим информацию только о тех заправочных станциях, где продаётся бензин марки 92:
Полученную таблицу можно подвергать дальнейшей сортировке и фильтрации.
Построение диаграмм
С помощью электронных таблиц можно не только быстро и качественно обработать большие объёмы однотипной числовой информации, но и сделать числовые данные более наглядными за счёт их графического представления.
Основным средством графического представления табличных данных являются диаграммы.
Диаграмма — средство наглядного графического представления количественных данных. Диаграммы помогают анализировать данные, проводить их сравнение и выявлять закономерности, скрытые в последовательностях чисел .
Электронные таблицы позволяют создавать диаграммы нескольких типов, основными из которых являются график, круговая диаграмма и гистограмма.
Графики используются для отображения зависимости значений одной величины (функции) от другой (аргумента); графики позволяют отслеживать динамику изменения данных (рис. 11).
Круговые диаграммы используются для отображения величин (размеров) частей некоторого целого; в них каждая часть целого представляется как сектор круга, угловой размер которого прямо пропорционален величине (размеру) части (рис. 12).
Гистограммы (столбчатые диаграммы) используются для сравнения нескольких величин; в них величины отображаются в виде вертикальных или горизонтальных столбцов. Высоты (длины) столбцов соответствуют отображаемым значениям величин (рис. 13).
Рис. 13. Пример столбчатой диаграммы
Ярусные диаграммы (гистограммы с накоплением) дают представление о вкладе каждой из нескольких величин в общую сумму; в ней значения нескольких величин изображаются объединёнными в одном столбце (рис. 14).
Ряд данных — это множество значений, которые необходимо отобразить на диаграмме . Диаграммы позволяют визуально сопоставить значения одного или нескольких рядов данных (см. рис. 14). Наборы соответствующих друг другу значений из разных рядов называются категориями.
Большинство диаграмм строятся в прямоугольной системе координат, где вдоль оси X подписываются названия категорий, а по оси Y отмечаются значения рядов данных.
Диаграмма — это составной объект, который может содержать :
• оси категорий и значений и их названия;
• легенду, поясняющую принятые обозначения.
Рис. 14. Примеры ярусных диаграмм в электронных таблицах
В электронных таблицах диаграммы строятся под управлением Мастера диаграмм, в котором предусмотрены следующие основные шаги:
1) выбор типа диаграммы;
2) выбор данных, на основе которых строится диаграмма;
3) настройка элементов оформления диаграммы.
Диаграммы в электронных таблицах сохраняют свою зависимость от данных, на основе которых они построены: при изменении данных соответствующие изменения происходят в диаграмме автоматически.
Пример 2 . Дан фрагмент электронной таблицы в режиме отображения формул:
После выполнения вычислений по значениям ячеек диапазона А1:А4 была построена диаграмма. Требуется найти получившуюся диаграмму среди приведённых ниже образцов.
Решение
После вычислений по формулам в ячейках таблицы будут следующие значения:
Диапазон А1:А4 содержит три одинаковых значения — три единицы; четвёртое значение — это 3, что равно сумме трёх других значений. На диаграмме значениям диапазона А1:А4 должны соответствовать три равных по площади столбца или сектора, а также столбец или сектор, площадь которого равна сумме площадей трёх других столбцов или секторов. Таким условиям соответствует только диаграмма в).
Что такое сортировка данных в электронной таблице
Для работы с данными, которые представлены в табличном формате, можно использовать программы, установленные на компьютере – Microsoft Excel или Numbers (для Mac OS). Или воспользоваться практически аналогичной по функционалу онлайн-версией Google Sheets. Панели инструментов разных версий Excel отличаются, поэтому мы покажем возможности работы с этим инструментом в Google Sheets, которые на любом компьютере выглядят одинаково.
- Для примера мы будем использовать набор данных с количеством созданных во время эпидемии коронавируса сайтов по продаже медицинских масок в русскоязычном сегменте интернета (использован в нашем материале «Дефицит доверия»).
Как устроен Excel
Пространство внутри программы похоже на лист бумаги с клетками. Каждая колонка здесь имеет свое название – по букве алфавита, а каждая строка – свой номер. У каждой ячейки есть свой адрес, который состоит из сочетания буквы столбца и номера строки – например, ячейка А1 или B2 – это чем-то похоже на игру в Морской бой. Сам файл похож на книгу со множеством листов. Нажимая на знак плюса в левом нижнем углу страницы, можно создавать новые листы, и например, помещать каждый набор данных на отдельный лист.
Импорт данных
Excel работает с различными форматами данных. Самое распространенное расширение табличного файла – это xlsx, в котором Excel по умолчанию сохраняет данные. Чтобы открыть файл в этом формате, необходимо нажать «Файл» – «Открыть» – и указать путь к файлу.
Еще одно распространенное расширение – csv. Это текстовый файл, значения в котором разделены специальными символами – например, запятыми (отсюда и название – comma-separated values) или другими. Его можно открыть в обычном Блокноте. Там можно посмотреть содержимое файла, но чтобы обрабатывать такие данные, пригодится Excel. Чтобы открыть csv, необходимо нажать «Файл» – «Импортировать» – и указать путь к файлу.
После загрузки появится меню с разделом «Тип разделителя». Обычно Google Sheets сами определяют верный тип разделителя, поэтому галочку можно оставить на опции «Определять автоматически». Если же тип разделителя определен неверно, и вместо табличного представления вы получили данные в нечитаемом виде, можно указать тип разделителя самостоятельно. Выбрать из предложенных опций или вставить свой символ в окно «Другой». Затем нажать «Импортировать данные» и «Открыть сейчас».
Предварительная работа с данными
Когда данные загружены, первым делом стоит проверить, в удобном ли для работе виде они представлены. Важно, например, проверить, есть ли у столбцов (а иногда и строк) названия, это упростит работу с данными.
Данные внутри ячеек в Excel представлены в разных форматах – в нашем примере это даты, текст или числа. Все виды форматов, с которыми работает программа, можно увидеть во вкладке меню «Формат». Перед работой с данными, стоит оценить, верно ли распознан их формат. Например, если числам придать формат текста, с ними нельзя будет производить вычисления. Менять их можно в том же разделе меню «Формат».
Затем важно оценить, хватает ли данных или их стоит преобразовать для дальнейшего анализа. Рассмотрим на нашем примере. В наборе данных с количеством новых сайтов по продаже медицинских масок есть столбец с количеством сайтов в зоне «.рф», и столбец с количеством сайтов в зоне «.ru». Нас интересует общее количество сайтов в обеих зонах. Можно добавить еще один столбец, дать ему название «.рф и .ru» и самостоятельно заполнить. Сложить значения из двух столбцов («.рф» и «.ru») нам поможет формула.
Формулы
В программе можно использовать простые математические формулы – например, сложение. Нужно активировать ячейку, которую необходимо заполнить (в нашем примере D2), и ввести =. Именно со знака равенства начинается любая формула в Excel. Затем нужно указать адрес первой ячейки, поставить +, и указать адрес второй ячейки, которую мы хотим прибавить к первой, и нажать клавишу ввода (Enter или Return). Программа сама посчитает сумму двух ячеек. В формуле можно указывать столько ячеек, сколько понадобится сложить. Сложим значения из столбцов «маск.рф» и «mask.ru». Формула будет такой: =B2+C2.
Автозаполнение ячеек
Чтобы не проделывать ту же самую операцию для каждой даты в нашем примере, можно сразу применить формулу для всего диапазона данных. Для этого существует функция автозаполнения ячеек. При выделении ячейки, в которой введена формула, в ее правом нижнем углу появится специальный символ – квадрат. Нужно его зажать, растянуть до конца таблицы и затем отпустить курсор. Тогда формула автоматически подставится в каждую ячейку нашего диапазона, и в каждой новой ячейке появится своя сумма. То же самое можно сделать быстрее: кликнуть два раза на квадрат в правом нижнем углу ячейки с формулой, и она сама растянется до конца таблицы.
Функции
В случае, когда данных много и формулу нужно применить для большого количества значений (например, посчитать общую сумму множества ячеек), можно воспользоваться функцией. В Excel существует множество функций, которые позволяют производить вычисления с данными и обрабатывать их. Весь список функций можно посмотреть здесь.
Для подсчета суммы нескольких значений, существует специальная функция СУММ. Предположим, что мы хотим посчитать сумму сайтов, созданных за весь период времени, доступный нам в данных. Введите =, а затем название функции – СУММ. Как только вы начнете вводить название функции, рядом с ней появится всплывающее окно со списком всех доступных функций, начинающихся с этих символов. Если нажать на нужную функцию из этого списка, она появится в ячейке, а после нее автоматически появится открывающая скобка.
Затем выделите курсором диапазон чисел, которые необходимо сложить, поставьте закрывающую скобку и нажмите клавишу ввода. В нашем примере функция будет выглядеть так: =СУММ(D2:D114). Этот же диапазон значений внутри скобок можно не выделять курсором, а указать вручную таким образом: адрес первой ячейки диапазона (D2), двоеточие, адрес последней ячейки диапазона (D114).
Сортировка
Сортировка позволяет переставлять записи в таблице в определенном порядке – по возрастанию или убыванию. В нашем примере даты расположены не по порядку, и если мы хотим увидеть, как ситуация с регистрацией сайтов развивалась с января по апрель, мы можем воспользоваться сортировкой.
Для этого необходимо выделить курсором всю таблицу – нажать в меню «Данные» – «Сортировать диапазон». Затем отметить галочкой «Данные со строкой заголовка» – это необходимо, чтобы заголовки остались на месте и не участвовали в сортировке. Затем выбрать, по какому показателю (или заголовку столбца) нужно отсортировать данные. В нашем случае – это «Дата». Выбрать вид сортировки: «от А до Я» (от меньшего к большему) или «от Я до А» (от большего к меньшему). В нашем примере, чтобы даты отобразились в хронологическом порядке, надо отметить «от А до Я».
Функцию сортировки можно использовать и для анализа данных. Например, нам интересно, в какой день было зарегистрировано самое большое количество сайтов по продаже медицинских масок. Для этого надо проделать те же действия, но в качестве параметра сортировки выбрать «Все сайты» и «от Я до А». Тогда максимальное количество сайтов отобразится в самом начале таблицы, и мы увидим, что пик регистрации таких сайтов пришелся на 4 апреля.
Общая информация о данных
То же самое можно узнать и другим способом. Google Sheets автоматически подсчитывают основные характеристики данных и показывают их в одном месте. Можно выделить любой участок данных – например, целый столбец с количеством сайтов – и в правом нижнем углу листа появится меню с основными показателями. Там есть сумма, среднее значение, максимум, минимум и другие значения. Этим удобно пользоваться, чтобы быстро получить предварительное представление о данных.
Фильтрация
Фильтры используют, чтобы отобразить только нужные для анализа данные, а лишние скрыть. Они же помогают извлекать из данных только те, которые соответствуют нужным критериям, что помогает при анализе. Чтобы создать фильтр, необходимо выделить таблицу, нажать в меню «Данные» – «Создать фильтр». После этого рядом с заголовками каждого столбца появятся перевернутые треугольники – это и есть меню фильтрации.
Давайте узнаем, в какие дни сайты по продаже масок не регистрировались. Нужно нажать на меню фильтрации в столбце «Все сайты». В нем мы увидим список всех значений, которые есть в наборе данных. Нажмем на «Очистить» (по умолчанию выделены все значения, а нам нужно оставить только одно) и выберем только «0». После этого таблица изменит вид, и в ней будут показаны только строки с датами, когда сайты не регистрировались. Например, мы увидим, что этого не происходило на новогодних каникулах.
Фильтрацию можно выполнять и по условиям. Давайте узнаем, в какие дни зарегистрировали больше 50 сайтов. Для этого в меню фильтрации надо выбрать «Фильтровать по условию», выбрать из списка условие «Больше» и в окно вписать значение – «50». Осталось только три даты, когда было зарегистрировано больше 50 сайтов – это первые три дня апреля.
Есть и другие примеры условий. Например, мы хотим отобразить данные только за апрель. Нажимаем в меню фильтрации столбца «Дата» «Фильтровать по условию» – «Дата после» – «Точная дата» – и вводим «31.03.2020». Отобразились данные только за апрель, и теперь можно приступать к их анализу. Например, выделить этот столбец и в правом нижнем углу листа посмотреть общую информацию о данных. Мы увидим, например, что каждый день апреля, в среднем, регистрировали 34 таких сайта.
Важно понимать, что фильтры не удаляют лишние данные из таблицы, а лишь скрывают их. Чтобы навсегда оставить данные только за апрель, их нужно сохранить как новый набор данных. Для этого можно скопировать таблицу с включенным фильтром и вставить на новый лист.
Сохранение
Google Sheets при наличии подключения к интернету самостоятельно сохраняют каждое действие и результаты работы. Если же вам понадобится сохранить обработанные данные на компьютер, это можно сделать так: выбрать в меню «Файл», нажать «Скачать» и выбрать из выпадающего меню необходимый формат – там есть как xlsx, так и csv, а также другие форматы.
Как сделать сортировку в Excel: детальная инструкция со скриншотами
Как организовать данные в нужном порядке? Как задать собственные критерии сортировки? Разбираемся на примерах со скриншотами.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Сортировка в Excel — инструмент, с помощью которого информацию из таблицы организовывают в необходимом порядке. Данные можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел или по любым пользовательским критериям — например, по должностям сотрудников.
- Как сделать сортировку данных по одному критерию
- Как сделать сортировку по нескольким критериям
- Как сделать пользовательскую сортировку
Делаем сортировку в Excel по одному столбцу
Сортировка необходима, когда информация в таблице располагается хаотично. Пользователь выбирает столбец и тип сортировки — Excel упорядочивает информацию таблицы по этим критериям.
Разберём на примере.
Воспользуемся отчётом небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, их цена, дата продажи и ответственные менеджеры. Данные расположены беспорядочно.
Для примера отсортируем данные по возрастанию цены автомобилей, по дате их продажи и по фамилиям менеджеров.
Сортируем данные по возрастанию цены авто. Выделяем любую ячейку в столбце, данные которого нужно отсортировать. В нашем случае — любую ячейку столбца «Цена, руб.».
На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».
Выбираем нужный тип сортировки — в нашем случае пункт «Сортировка по возрастанию».
Готово — данные таблицы отсортированы по возрастанию цен на автомобили.
Сортируем данные по дате продажи авто. Выделяем любую ячейку столбца «Дата продажи», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем случае — пункт «Сортировка от старых к новым».
Готово — данные отсортированы по дате продаж: от более давних к новым.
Сортируем данные по фамилиям менеджеров. Выделяем любую ячейку в столбце «Менеджер», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем примере отсортируем по алфавиту — выберем пункт «Сортировка от А до Я».
Готово — данные отсортированы по фамилиям менеджеров.
Делаем сортировку в Excel по нескольким столбцам
Выше мы привели три примера сортировки по одному столбцу. Но иногда требуется отсортировать таблицу одновременно по нескольким критериям.
Разберём, как это сделать, на примере.
Допустим, нужно отсортировать первоначальную таблицу отчётности по двум критериям: по возрастанию цены авто и по фамилиям менеджеров.
Выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».
В появившемся окне с помощью кнопки «+» добавляем критерии сортировки.
Добавляем критерии в необходимой последовательности: сначала — сортировка по фамилии менеджеров, затем — по возрастанию цен на автомобили, которые они продали.
Для этого нажимаем на стрелки под блоком «Столбец» и выбираем параметр «Менеджер». В пункте «Порядок» оставляем параметр «От А до Я».
Затем снова нажимаем на кнопку «+» и добавляем второй критерий сортировки — «Цена, руб.» → «По возрастанию». Жмём «ОК».
Готово — таблица отсортирована по двум столбцам одновременно.
Делаем пользовательскую сортировку в Excel
Выше мы рассмотрели стандартную сортировку: по возрастанию и убыванию, по алфавиту, по дате. Кроме неё, в Excel можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем.
Функция пригодится, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется сортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов. Это называется пользовательской сортировкой.
Схема работы такова:
- Пользователь создаёт новый список для сортировки и вводит значения столбца, который нужно отсортировать, в необходимом порядке.
- Потом сортирует таблицу по стандартному пути с помощью меню сортировки.
Для примера отсортируем нашу таблицу по названиям моделей авто. Создадим новый список для пользовательской сортировки.
В операционной системе macOS это делается так: в верхнем меню нажимаем на вкладку «Excel» и выбираем пункт «Параметры…».
В появившемся окне нажимаем кнопку «Списки».
Затем в правой панели «Пользовательские списки» выбираем пункт «НОВЫЙ СПИСОК», а в левой панели «Элементы списка» вводим элементы списка в нужном порядке.
Элементы списка можно ввести двумя способами:
- Напечатать вручную.
- Импортировать из исходной таблицы и отредактировать.
Пойдём по второму пути. Поставим курсор в строку «Импортировать список из ячеек» и выберем диапазон столбца, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — значения столбца «Марка, модель».
Нажмём кнопку «Импорт».
Excel импортирует все значения столбца, даже дублирующиеся.
Теперь удалим повторяющиеся значения и расположим их в нужном порядке. Для примера сделаем так:
Нажимаем кнопку «Добавить», и список появляется в панели «Пользовательский списки». Закрываем окно.
В операционной системе Windows путь вызова меню «Списки» отличается. Нужно перейти во вкладку «Файл» и выбрать пункты «Параметры» → «Дополнительно» → «Общие» → «Изменить списки». Дальнейшие действия совпадают со схемой, описанной выше.
Теперь отсортируем таблицу по созданному списку. Снова выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».
В появившемся окне в блоке «Столбец» выбираем столбец, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — пункт «Марка, модель».
В блоке «Порядок» выбираем созданный список сортировки.
Готово — таблица отсортирована по условиям пользователя. Значения столбца «Марка, модель» расположены в порядке, который мы установили для нового списка.
Средства анализа и визуализации данных. Сортировка и поиск данных
В данный момент вы не можете посмотреть или раздать видеоурок ученикам
Чтобы получить доступ к этому и другим видеоурокам комплекта, вам нужно добавить его в личный кабинет.
Получите невероятные возможности
Конспект урока «Средства анализа и визуализации данных. Сортировка и поиск данных»
· Что такое сортировка?
· Основные способы сортировки.
· Как осуществляется поиск в электронных таблицах?
Важной составляющей анализа и обработки данных является сортировка. Сортировка – это упорядочивание данных в таблице. Если в столбце записаны данные одного типа, например числа, текст, дата или время, то их можно сортировать.
К основным способам сортировки данных относятся:
· Сортировка по возрастанию или убыванию.
При данном способе сортировки нужно учитывать тип данных, которые сортируются, если это текст, то сортировать можно в алфавитном порядке от А до Z и от Z до А или от А до Я и от Я до А; если это числа, то от наибольшего до наименьшего или от наименьшего до наибольшего; если это дата и время, то от старых к новым или от новых к старым.
· Также сортировать данные можно по цвету ячеек;
· Или по цвету шрифта.
Пришло время применить полученные знания на практике. Перед нами таблица «Города Золотого кольца России».
Нам нужно выполнить сортировку столбцов различными способами.
Проще всего произвести сортировку с помощью кнопок на вкладке «Данные», в разделе «Сортировка» и «Фильтр», «Сортировка от А до Я» и «Сортировка от Я до А».
В нашей таблице выделим любую ячейку с названием города, например А3 и щёлкнем мышкой на кнопку «Сортировка от А до Я». В результате в алфавитном порядке будут отсортированы оба столбца. НО! Также подвергнется сортировке и вторая строка. То есть смешаются заголовки таблицы с информацией, содержащийся в таблице.
В электронных таблицах первая строка не подвергается сортировке, табличный процессор автоматически выделяет диапазон ячеек и считает, что в первой строке находятся названия столбцов.
Нам этот вариант не подходит.
Важно отметить! Если необходимо сортировать не все элементы таблицы, то выделяют только нужный диапазон ячеек.
Выделим в нашей таблице диапазон ячеек А3:В14 и снова нажмем на кнопку «Сортировка от А до Я». Теперь сортировка произведена правильно.
Также можно сортировать города по году основания. Для этого выделим диапазон ячеек В3:А14 и на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка и Фильтр» нажмем «Сортировать от А до Я». Как видим, теперь города расположены по году основания.
Данные в электронных таблицах можно сортировать и более сложным образом.
Например, в таблицу занесены сведения об учащихся 9-х классов одной из школ. Нужно выполнить вложенную сортировку учеников сначала по убыванию роста, затем веса и, наконец, по фамилиям в алфавитном порядке.
Итак, перед нами таблица сведений о мальчиках 9-ых классов. Выделим любую ячейку, например А2. Теперь на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка» и фильтр нажимаем «Сортировка». Перед нами откроется окно сортировки, здесь нам нужно задать условия сортировки.
По условию нам нужно отсортировать учеников по убыванию роста. Заполним первый уровень таблицы. В первом поле «Сортировать по» указываем «Рост», затем сортировка по значению и, наконец, в поле «Порядок» – по убыванию.
Второе условие – сортировать по убыванию веса. В окне «Сортировка» нажимаем «Добавить уровень» и аналогично первому условию заполним поля второго уровня.
И последнее условие – по фамилиям в алфавитном порядке от А до Я. Снова нажимаем «Добавить» уровень и заполним поля третьего уровня. В первой ячейке указываем по фамилии и имени, во второй по значению и в третьей от А до Я.
Сортировка будет производиться следующим образом: сначала будет сортироваться рост учащихся по убыванию, если рост у учащихся одинаковый, то будет рассматриваться их вес и также сортироваться по убыванию, если и вес также одинаковый, то будут рассматриваться их фамилии и сортироваться в алфавитном порядке от А до Я.
Нажимаем ОК. Перед нами результат сортировки.
Обратите внимание! Первый столбец № также подвергся сортировке. Нумерацию можно исправить. Для этого выделим только тот диапазон, который необходимо сортировать, то есть А2:А70 и нажмем «Сортировать от А до Я», в появившемся диалоговом окне отметим «Сортировать в пределах указанного выделения».
Теперь таблица сортирована по нашим требованиям: рост и вес учащихся по убыванию, фамилия, имя в алфавитном порядке от А до Я, а также установлена правильная нумерация.
Вернемся к таблице «Сведения об учащихся 9-х классов».
Предположим, учитель физкультуры решил организовать среди учащихся баскетбольную команду и ему нужно отобрать мальчиков, рост которых от 175 см и выше. Классные руководители 9-х классов предоставили учителю физкультуры сведения в электронной таблице. Как ему поступить? Садиться и с карандашом выбирать подходящих кандидатур? Конечно же нет. Учителю физкультуры необходимо воспользоваться специальными средствами, воплощенными в табличных процессорах. А именно организовывать поиск.
Поиск данных в электронных таблицах осуществляется с помощью фильтров. Фильтрация – это выбор и отображение только тех строк, которые удовлетворяют условиям отбора данных. Условия поиска данных создаются с помощью операций сравнения.
Если это числа, то существуют следующие операции сравнения: Равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно, не равно. А также: между, первые 10, выше среднего, ниже среднего.
Для текстовых данных существуют следующие операции сравнения: «Равно» и «Не равно» (здесь сравниваются все символы), «Начинается с» (здесь сравниваются первые символы), «Заканчивается на» (здесь сравниваются последние символы), «Содержит» и «Не содержит» (здесь сравниваются последовательности символов в разных частях текста).
Итак, поможем учителю физкультуры. Отобразим в таблице информацию только об учениках, рост которых от 175 см. и выше.
Для этого, выделим ячейку, например, «Рост», см. «Далее», на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка» и фильтр нажимаем кнопку «Фильтр». В строке заголовков появятся кнопки фильтров столбцов со стрелками. Нажимаем на кнопку фильтра столбца «Рост» и в выпадающем меню выбираем числовые фильтры.
По условию нам нужно отобразить информацию только об учениках, рост которых от 175 см. и выше, значит нам нужно условие «Больше или равно». В открывшемся диалоговом окне «Рост» указываем 175.
Теперь в нашей таблице мы видим только строки, в которых указаны сведения об учениках, у которых рост от 175 см и выше.
Отфильтрованные таблицы можно редактировать, форматировать, а так же выводить на печать.
Для того, чтобы фильтр больше не действовал, достаточно нажать на его кнопку и в выпадающем меню выбрать пункт «Удалить фильтр» или на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка и фильтр» нажать «Очистить». Фильтрация прекращает свое действие и все строки снова отображаются в таблице.
Важно запомнить:
· Сортировка – это упорядочивание данных в таблице. Если в столбце записаны данные одного типа, например числа, текст, дата или время, то их можно сортировать.
· С помощью сортировки данные можно расположить по возрастанию или убыванию содержимого ячеек, а также по цвету ячеек, цвету шрифта и другим параметрам.
· Поиск данных в электронных таблицах осуществляется с помощью фильтров.
· Фильтрация – это выбор и отображения только тех строк электронной таблицы, которые удовлетворяют условиям отбора данных.
· Отфильтрованные таблицы можно редактировать, форматировать и выводить на печать.